المحاسبة

المحاسبة هي الوجهة النهائية لجميع عمليات النظام. فكل فاتورة مبيعات، وكل إيصال مستودع، وكل عملية قبض ودفع، وكل قسيمة راتب، تتحول في النهاية إلى سند محاسبي؛ وهذه الوحدة هي المكان الذي تُنشأ فيه هذه السندات وتُعرض وتُصحَّح وتتحول إلى تقارير.

الجسر الذي يجعل هذه الأتمتة ممكنة هو قوالب السندات: ١١١ قالبًا معدًّا مسبقًا توضح، لكل نوع من العمليات، أسطر المدين والدائن التي تُقيَّد على أي حسابات. وإذا سأل أحدهم «لماذا سُجِّل سند غريب لفاتورة مبيعاتي؟»، فالإجابة دائمًا في قالب السند الخاص بذلك القسم.

هيكل الوحدة

«إدخال السند»

تتكون صفحة إدخال السند اليدوي من ثلاث مناطق: ترويسة السند، وجدول البنود، ولوحة «السطر النشط».

ترويسة السند

شريط الأدوات وجدول البنود

أعمدة جدول البنود: # · الكود · اسم الحساب · التفصيلي · شرح العملية · مدين · دائن · العمليات. يعرض عمود التفصيلي الإرشاد «اختر الحساب أولًا» حتى يُحدَّد حساب. لكل سطر إجراءان: حذف السطر وتكرار السطر.

لوحة «السطر النشط» أسفل الجدول تلخّص حالة السطر قيد التحرير: رقم السطر، اسم الحساب (أو «بلا حساب»)، التفصيلي («لا توجد بيانات»)، شرح العملية («لم يُدخَل شرح»)، وقيمتا المدين والدائن. وتُستخدم بشكل أساسي على الشاشات الصغيرة.

أزرار أسفل الصفحة

يُفتح كل من تحرير سند موجود وعرضه للقراءة فقط من «قائمة السندات»، عبر أيقونتَي التحرير والعرض على كل سطر، ويُفتحان في تبويب منفصل.

«قائمة السندات»

الأعمدة: # · مربع التحديد الجماعي · التاريخ · رقم السند · نوع السند · الشرح · الحالة · مصدر الإنشاء · العمليات.

يأخذ عمود نوع السند قيمًا مثل «فاتورة مبيعات» و«حوالة إخراج بضاعة من المستودع» و«قبض نقدي» — أي نوع العملية التي أنشأت السند، لا النوع المحاسبي للسند. ويعرض عمود مصدر الإنشاء رابطًا مباشرًا إلى تلك العملية على هيئة شريحة قابلة للنقر (مثل «معاملة إيداع»)؛ وإذا كان السند يدويًا يبقى هذا العمود فارغًا.

شريط الأدوات: زر سند جديد إلى اليسار، ومربع بحث مع اختصار Ctrl+/، وثلاث أيقونات: الترس (الأعمدة)، والقمع (التصفية)، والفرز.

• لوحة التصفية: الحالة (عرض الكل / مسودة / تشغيلي)، من تاريخ، إلى تاريخ، إضافة إلى زرَّي «تطبيق» و«مسح». وخلافًا لفاتورة المبيعات، لا يملك السند المحاسبي حالة «ملغى»؛ إذ يجري التصحيح عبر سند عكسي.
• لوحة الفرز: لكل مستوى زوج من «الحقل» و«الاتجاه» (تصاعدي/تنازلي)، وزر «+» لإضافة مستوى تالٍ. الحقول القابلة للفرز: تاريخ الإنشاء، تاريخ التحديث، تاريخ السند، الكود، الكود المرجعي، الحالة. وتُطبَّق الأولوية من الأعلى إلى الأسفل.
• إجراءات كل سطر: حذف (باللون الأحمر)، تحرير، عرض.
• العدادات: الإجمالي / المحمَّل / المتبقي. تُحمَّل السندات على دفعات من مئة سند مع التمرير.

«دفتر اليومية»

إذا اعتبرتَ «قائمة السندات» مستوى السند، فإن دفتر اليومية هو مستوى البند: كل سطر هو سطر مدين أو دائن واحد من أحد السندات. الأعمدة: # · مربع التحديد · رقم السند · التاريخ · الحساب · الشرح · مصدر الإنشاء · مدين · دائن · التشخيص.

هذه الأسطر الثلاثة هي أهم أداة لمراقبة سلامة الدفاتر. فإذا لم يكن «صافي إجمالي الرصيد» صفرًا، فهذا يعني أن سندًا غير متوازن قد رُحِّل في مكان ما، ويجب فحصه قبل استخراج أي تقرير.

«قوالب السندات»

محرك إنشاء السندات التلقائي في النظام. توجد قوالب جاهزة ومعدّة مسبقًا لكل قسم من أقسام العمليات. أعمدة القائمة: # · مربع التحديد · القسم المُصدر · العنوان · الشرح · الأسطر (العدد) · العمليات.

يحدد القسم المُصدر العملية التي يرتبط بها القالب: فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات، فاتورة مرتجع مبيعات، فاتورة مرتجع مشتريات، حوالة إخراج بضاعة من المستودع، إيصال مستودع، تحويل بين المستودعات، تسوية مخزون المستودع. ويوجد زران أعلى الصفحة: «قالب جديد» و«إنشاء قالب بالذكاء الاصطناعي» (توليد مسودة قالب بمساعدة مساعد الذكاء الاصطناعي في النظام).

محرر القالب

• الترويسة — شريحة القسم المُصدر (مقفلة)، زر الربط الذكي للحسابات، حفظ، وإلغاء.
• مواصفات القالب — «عنوان القالب» ومفتاح «تعيين كقالب افتراضي». يمكن لكل قسم مُصدر أن يملك عدة قوالب، لكن قالبًا واحدًا فقط يكون الافتراضي.
• شرح السند — محرر نصوص مزوَّد بشريط «إدراج سريع» يعرض المتغيرات كشرائح قابلة للإدراج: كود السند المحاسبي، تاريخ السند، المبلغ الإجمالي، رقم الفاتورة، تاريخ الفاتورة.
• شريط التحقق الحي — على سبيل المثال «٢ سطور مدين · ٢ سطور دائن · ٤ من ٤ حسابات مرتبطة» مع رسالة «كلا الجانبين ممتلئ». وما لم يتحول هذا الشريط إلى اللون الأخضر يبقى القالب ناقصًا.
• عمودان: مدين ودائن — كل سطر هو بطاقة تحتوي على دور السطر (قائمة منسدلة)، والحساب المرتبط مع كوده ومساره الكامل في الشجرة، والتفصيلي، و«شرح السطر» مع متغيرات الإدراج السريع: اسم الحساب، كود الحساب، مبلغ مدين البند، مبلغ دائن البند، رقم الفاتورة.

مثال — قالب «سند فاتورة المبيعات النظامي»:

«شجرة الحسابات» و«شجرة الحسابات التفصيلية»

تخطيط بعمودين: الشجرة على اليمين مع مربع بحث (Ctrl+/) وعقد قابلة للتوسيع؛ وجدول أبناء العقدة المحددة على اليسار. زر إضافة حساب أعلى الصفحة. أعمدة الجدول: # · كود الحساب · اسم الحساب · حالة المجموعة الفرعية · نشط · العمليات.

قائمة عمليات كل حساب

خلافًا لبقية القوائم، تستخدم هذه الصفحة ترقيم صفحات كلاسيكيًا: «عدد الأسطر في الصفحة» (الافتراضي ١٠)، وعداد رقم الصفحة، وأربعة أزرار للتنقل. وسبب هذا الاختلاف أن عدد أبناء كل عقدة قليل، ولا فائدة من التحميل التدريجي هنا.

التقارير المالية

«مرور الحسابات»

التقرير الأكثر استخدامًا يوميًا لدى المحاسب: جدول واحد يغيّر مستوى التجميع عند التنقل بين التبويبات. التبويبات: الإجمالي · المعين · مستوى الحساب ٣ · مستوى الحساب ٤ · المستوى التفصيلي من ١ إلى ٤ · حركة الحساب. أسفل شريط التبويبات، يعرض سطر الحالة موضعك الحالي («التالي: الحساب | المستوى: ١»).

الأعمدة: # · مربع التحديد · كود الحساب · اسم الحساب · حركة المدين · حركة الدائن · التشخيص · الرصيد. تُعرض الأرصدة السالبة بين قوسين وباللون الأحمر — أي رصيد مخالف للطبيعة الأصلية للحساب.

مستوى «الإجمالي» مخصص للنظرة الإدارية، و«المعين» لإقفال الشهر، والمستويات التفصيلية للإجابة عن سؤال «كم رصيد هذا العميل / هذا المشروع / هذا البنك؟».

«الميزانية العمومية»

تحتوي بطاقة «مرشّحات التقرير» على تاريخ البدء، وتاريخ الانتهاء، ومفتاح إظهار الحسابات الصفرية، وزر توليد التقرير. وقبل التوليد، تعرض الصفحة حالة فارغة: «لا توجد بيانات — قم بتوليد التقرير لعرض البيانات». وهذا تصميم مقصود لأن حساب الميزانية العمومية عملية ثقيلة، ولا ينبغي تنفيذها في كل مرة يُفتح فيها التبويب.

المخرجات: ثلاث بطاقات مؤشرات (إجمالي الأصول باللون الأزرق، إجمالي الخصوم باللون الأحمر، إجمالي حقوق الملكية باللون الأخضر)، يليها شريط حالة التوازن بتسمية «متوازن» أو «غير متوازن»، ثم تفاصيل هرمية بترتيب المجموعة ← المجموعة الفرعية ← الحساب.

«كشوف الحسابات»

تقرير للرصيد والحركة مصنَّف حسب الطرف المقابل. الأعمدة: # · كود الحساب · اسم الحساب · حركة المدين · حركة الدائن · رصيد مدين · رصيد دائن. ويؤدي فصل الرصيد المدين عن الرصيد الدائن في عمودين منفصلين إلى تسهيل قراءة التقرير لغير المحاسبين.

يوجد أعلى الجدول زران هما تسجيل قبض وتسجيل دفع، وهما معطّلان حتى يُحدَّد سطر. وعند اختيار طرف حساب والنقر، يُفتح معالج الخزينة لنفس ذلك الشخص. ويُعد هذا الجسر أهم مسار عمل لتحصيل الذمم في النظام.

«منشئ التقارير الديناميكي»

أداة لبناء تقارير مخصصة دون برمجة. لوحة «إنشاء التقرير» على اليمين، ومنطقة عرض النتيجة على اليسار. الكيانات القابلة للتقرير: العملات · الأشخاص · بنود إيصالات المستودع · بنود الفواتير · معاملات الدفع · الحسابات · إيصالات المستودع · الفواتير · أسعار البضائع · البضائع · الأنشطة التجارية · جلسات نقطة الخدمة · نقاط الخدمة · وحدات البضائع.

سير العمل: اختيار الكيان ← الأعمدة والمرشّحات ← التشغيل ← الحفظ ← الجدولة. ويحذّر النظام صراحة بضرورة حفظ التقرير أولًا قبل جدولته. وبعد الجدولة، يُشغَّل التقرير تلقائيًا في الفترات المحددة ويُسلَّم ناتجه — مثل تقرير رصيد المدينين كل يوم اثنين صباحًا.

«معالجة نهاية السنة»

تحتوي الصفحة على تبويبين. سند الإقفال: «يُصفّر أرصدة جميع الحسابات المؤقتة (الإيرادات والمصروفات) ذات الرصيد غير الصفري وينقل الفرق إلى حساب الأرباح والخسائر.» سند الافتتاح: «ينقل رصيد جميع الحسابات الدائمة (الأصول، الخصوم، حقوق الملكية) من الفترة المالية المصدر إلى الفترة النشطة.» ويحتوي تبويب الافتتاح على حقل إلزامي هو «الفترة المالية المصدر».

• يؤدي تفعيل مفتاح استبدال السند الموجود إلى حذف السند السابق. تأكد قبل تفعيله من أن السند السابق كان خاطئًا فعلًا.
• قبل إنشاء سند الإقفال، يجب أن يكون «صافي إجمالي الرصيد» في دفتر اليومية صفرًا وتسميته «متوازن».
• لهاتين العمليتين صلاحية مستقلة ومخصصة، ولا ينبغي منحها لمستخدم عادي.

التقارير خارج القائمة

بعض التقارير المحاسبية لا تملك عنصر قائمة مستقلًا، وتُفتح من داخل صفحات أخرى: بالنقر على اسم الحساب، أو عبر رابط داخل تقارير أخرى، أو من خلال البحث الشامل.

صلاحيات هذه الوحدة

يعني الفصل بين «الكل» و«ملكية المستخدم نفسه» في نطاق السندات أنه يمكنك السماح لمستخدم بعرض وتحرير السندات التي أدخلها بنفسه فقط. أما صلاحيتا «قراءة المحذوفات» و«الاستعادة» فتذكّران بأن حذف السند في كاريتم هو حذف ناعم؛ فالسند المحذوف قابل للاستعادة ويبقى أثره في سجل أحداث النظام.

سير عمل نموذجي

الأسئلة الشائعة

سجّلت سندًا لكنه غير موجود في قائمة السندات.

تحقق من أن مرشّح الحالة لم يبقَ على «تشغيلي»؛ فإذا كنت قد ضغطت «حفظ كمسودة»، اضبط المرشّح على «مسودة» أو «عرض الكل».

زر ترحيل السند لا يعمل.

يجب أن يتساوى مجموع المدين ومجموع الدائن في سطر «الإجمالي» تمامًا.

فاتورة المبيعات لا تُنشئ السند الذي أريده.

تأتي بنية السند من قالب السند الخاص بقسم «فاتورة المبيعات» المُصدر. عدّل القالب؛ وستُرحَّل السندات اللاحقة بالبنية الجديدة.

«صافي إجمالي الرصيد» في دفتر اليومية ليس صفرًا.

يعني ذلك أنه جرى ترحيل سند غير متوازن — غالبًا نتيجة بيانات مُدخَلة عبر عملية ناقصة. وما لم يُصحَّح ذلك، ستبقى الميزانية العمومية أيضًا غير متوازنة.

الميزانية العمومية تُظهر «غير متوازن».

ثلاثة أسباب شائعة: سند غير متوازن في الدفاتر، أو غياب سند الافتتاح للفترة، أو نطاق تاريخي يقطع منتصف الفترة.

كيف أُلغي سندًا محاسبيًا؟

لا يملك السند المحاسبي حالة «ملغى»؛ ويجري التصحيح عبر ترحيل سند عكسي.

أنشأت حسابًا عن طريق الخطأ تحت مجموعة فرعية خاطئة.

لست بحاجة إلى حذفه وإعادة بنائه؛ استخدم «نقل الحساب» من قائمة العمليات.

لا أستطيع جدولة منشئ التقارير الديناميكي.

يجب حفظ التقرير أولًا؛ فالجدولة لا تُفعَّل قبل الحفظ.

وحدة المبالغ مختلفة بين تقريرين.

تأتي وحدة عرض المبالغ من إعدادات عملة المؤسسة؛ فإذا اختلفت بين التقارير، راجع مسؤول النظام.