حسابداری

حسابداری مقصد نهایی همۀ عملیات سامانه است. هر فاکتور فروش، هر رسید انبار، هر دریافت و پرداخت و هر فیش حقوقی در نهایت به یک سند حسابداری تبدیل می‌شود؛ این ماژول جایی است که آن اسناد ساخته، دیده، اصلاح و به گزارش تبدیل می‌شوند.

پلی که این خودکارسازی را ممکن می‌کند، الگوهای سند است: ۱۱۱ الگوی پیش‌تعریف‌شده که می‌گویند هر نوع عملیات، چه ردیف‌های بدهکار و بستانکاری روی چه حساب‌هایی بزند. اگر کسی می‌پرسد «چرا فاکتور فروش من سند عجیبی خورد؟»، پاسخ همیشه در الگوی سند همان بخش است.

ساختار ماژول

«ثبت سند»

صفحۀ ساخت سند دستی، در سه ناحیه: سرِ سند، جدول آرتیکل‌ها، و پنل «ردیف فعال».

سرِ سند

نوار ابزار و جدول آرتیکل

ستون‌های جدول آرتیکل: # · کد · نام حساب · تفصیلی · شرح عملیات · بدهکار · بستانکار · عملیات. ستون تفصیلی تا وقتی حساب انتخاب نشده راهنمای «ابتدا حساب را انتخاب کنید» نشان می‌دهد. هر ردیف دو کنش دارد: حذف ردیف و تکثیر ردیف.

پنل «ردیف فعال» زیر جدول، وضعیت ردیف در حال ویرایش را خلاصه می‌کند: شمارۀ ردیف، نام حساب (یا «بدون حساب»)، تفصیلی («داده‌ای موجود نیست»)، شرح عملیات («شرحی ثبت نشده است») و دو مقدار بدهکار و بستانکار. کاربرد اصلی‌اش روی نمایشگرهای کوچک است.

دکمه‌های پایین صفحه

ویرایش و نمای فقط‌خواندنی سند موجود، هر دو از «لیست اسناد» و با آیکن‌های ویرایش و مشاهده روی هر ردیف باز می‌شوند و در تب جداگانه می‌نشینند.

«لیست اسناد»

ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب گروهی · تاریخ · شماره سند · نوع سند · شرح · وضعیت · منبع ایجاد · عملیات.

ستون نوع سند مقادیری مثل «فاکتور فروش»، «حواله خروج کالا از انبار»، «دریافت نقدی» می‌گیرد — یعنی نوع عملیاتی که سند را ساخته، نه نوع حسابداری سند. ستون منبع ایجاد پیوند مستقیم به آن عملیات را به‌صورت یک چیپ قابل کلیک نشان می‌دهد (مثلاً «تراکنش واریز»)؛ اگر سند دستی باشد این ستون خالی است.

نوار ابزار: دکمۀ سند جدید سمت چپ، جعبۀ جست‌وجو با میان‌بر Ctrl+/، و سه آیکن چرخ‌دنده (ستون‌ها)، قیف (فیلتر) و مرتب‌سازی.

• پنل فیلتر: وضعیت (نمایش همه / پیش‌نویس / عملیاتی)، از تاریخ، تا تاریخ، به‌همراه «اعمال» و «پاک کردن». برخلاف فاکتور فروش، سند حسابداری وضعیت «ابطال شده» ندارد؛ اصلاح از راه سند معکوس انجام می‌شود.
• پنل مرتب‌سازی: برای هر سطح یک جفت «فیلد» و «جهت» (صعودی/نزولی) و دکمۀ + برای سطح بعد. فیلدهای قابل مرتب‌سازی: تاریخ ایجاد، تاریخ به‌روزرسانی، تاریخ سند، کد، کد مبنا، وضعیت. اولویت از بالا به پایین اعمال می‌شود.
• عملیات هر ردیف: حذف (قرمز)، ویرایش، مشاهده.
• شمارنده‌ها: کل / بارگذاری شده / باقیمانده. اسناد در دسته‌های صدتایی با اسکرول کشیده می‌شوند.

«دفتر روزنامه»

اگر «لیست اسناد» را سطح سند بدانید، دفتر روزنامه سطح آرتیکل است: هر ردیف یک سطر بدهکار یا بستانکار از یک سند. ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · شماره سند · تاریخ · حساب · شرح · منبع ایجاد · بدهکار · بستانکار · تشخیص.

این سه سطر مهم‌ترین ابزار کنترل سلامت دفاتر است. اگر «جمع مانده خالص» صفر نبود، یعنی جایی سند نامتوازن ثبت شده و باید پیش از هر گزارش‌گیری بررسی شود.

«الگوهای سند»

موتور سندسازی خودکار سامانه. برای هر بخش عملیاتی، الگوهای آمادۀ پیش‌تعریف‌شده وجود دارد. ستون‌های فهرست: # · جعبۀ انتخاب · بخش صادرکننده · عنوان · شرح · سطرها (تعداد) · عملیات.

بخش صادرکننده مشخص می‌کند الگو به کدام عملیات وصل است: فاکتور فروش، فاکتور خرید، فاکتور برگشت از فروش، فاکتور برگشت از خرید، حواله خروج کالا از انبار، رسید انبار، انتقال بین انبارها، اصلاح موجودی انبار. دو دکمۀ بالای صفحه: «الگوی جدید» و «ساخت قالب با هوش مصنوعی» (تولید پیش‌نویس الگو به کمک دستیار هوش مصنوعی سامانه).

ویرایشگر الگو

• سرصفحه — چیپ بخش صادرکننده (قفل‌شده)، دکمۀ نگاشت هوشمند حساب‌ها، ذخیره و انصراف.
• مشخصات الگو — «عنوان الگو» و کلید «تنظیم به عنوان الگو پیش‌فرض». هر بخش صادرکننده می‌تواند چند الگو داشته باشد ولی فقط یکی پیش‌فرض است.
• شرح سند — ویرایشگر متن با نوار «درج سریع» که متغیرها را به‌صورت چیپ قابل درج نشان می‌دهد: کد سند حسابداری، تاریخ سند، مبلغ کل، شماره فاکتور، تاریخ فاکتور.
• نوار اعتبارسنجی زنده — مثلاً «۲ ردیف بدهکار · ۲ ردیف بستانکار · ۴ از ۴ حساب متصل» همراه پیام «هر دو سمت پر است». تا وقتی این نوار سبز نشود الگو ناقص است.
• دو ستون بدهکار و بستانکار — هر ردیف یک کارت است با نقش ردیف (فهرست کشویی)، حساب متصل با کد و مسیر کامل درخت، تفصیلی، و «شرح ردیف» با متغیرهای درج سریع: نام حساب، کد حساب، مبلغ بدهکار آرتیکل، مبلغ بستانکار آرتیکل، شماره فاکتور.

نمونه — الگوی «سند فاکتور فروش سیستمی»:

«درخت حساب ها» و «درخت تفصیلی ها»

چیدمان دو ستونی: سمت راست درخت با جعبۀ جست‌وجو (Ctrl+/) و گره‌های بازشونده؛ سمت چپ جدول فرزندان گرۀ انتخاب‌شده. دکمۀ افزودن حساب بالای صفحه. ستون‌های جدول: # · کد حساب · نام حساب · وضعیت زیرگروه · فعال · عملیات.

منوی عملیات هر حساب

برخلاف بقیۀ فهرست‌ها، این صفحه صفحه‌بندی کلاسیک دارد: «تعداد ردیف در صفحه» (پیش‌فرض ۱۰)، شمارندۀ شمارۀ صفحه و چهار دکمۀ ناوبری. علت این تفاوت آن است که تعداد فرزندان هر گره کم است و بارگذاری تدریجی سودی ندارد.

گزارشات مالی

«مرور حساب ها»

پرکاربردترین گزارش روزمرۀ حسابدار: یک جدول واحد که با تعویض تب، سطح تجمیع را عوض می‌کند. تب‌ها: کل · معین · سطح حساب ۳ · سطح حساب ۴ · سطح تفصیلی ۱ تا ۴ · گردش حساب. زیر نوار تب، خط وضعیت نشان می‌دهد الان روی چه چیزی ایستاده‌اید («بعد: حساب | سطح: ۱»).

ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · کد حساب · نام حساب · گردش بدهکار · گردش بستانکار · تشخیص · مانده. مانده‌های منفی داخل پرانتز و با رنگ قرمز نمایش داده می‌شوند — یعنی مانده‌ای که خلاف ماهیت طبیعی حساب است.

سطح «کل» برای نگاه مدیریتی، «معین» برای بستن ماه، و سطوح تفصیلی برای پاسخ به «ماندۀ این مشتری / این پروژه / این بانک چقدر است؟».

«ترازنامه»

کارت «فیلترهای گزارش» شامل تاریخ شروع، تاریخ پایان، کلید نمایش حساب‌های صفر و دکمۀ تولید گزارش. پیش از تولید، صفحه حالت خالی نشان می‌دهد: «داده‌ای موجود نیست — برای مشاهدۀ داده‌ها گزارش را تولید کنید». این طراحی عمدی است چون محاسبۀ ترازنامه سنگین است و نباید با هر بار باز شدن تب اجرا شود.

خروجی: سه کارت شاخص (مجموع دارایی‌ها آبی، مجموع بدهی‌ها قرمز، مجموع حقوق صاحبان سهام سبز)، سپس نوار وضعیت تراز با برچسب متوازن یا نامتوازن، و جزئیات سلسله‌مراتبی گروه ← زیرگروه ← حساب.

«صورت‌حساب‌ها»

گزارش مانده و گردش به تفکیک طرف حساب. ستون‌ها: # · کد حساب · نام حساب · گردش بدهکار · گردش بستانکار · مانده بدهکار · مانده بستانکار. تفکیک مانده بدهکار از بستانکار در دو ستون جدا، خواندن گزارش را برای غیرحسابدار ساده می‌کند.

بالای جدول دو دکمۀ ثبت دریافت و ثبت پرداخت قرار دارند که تا سطری انتخاب نشود غیرفعال‌اند. با انتخاب یک طرف حساب و کلیک، ویزارد خزانه‌داری با همان شخص باز می‌شود. این پل، مهم‌ترین گردش کار وصول مطالبات سامانه است.

«گزارش‌ساز پویا»

ابزار ساخت گزارش سفارشی بدون برنامه‌نویسی. سمت راست پنل «ساخت گزارش» و سمت چپ ناحیۀ نمایش نتیجه. موجودیت‌های قابل گزارش‌گیری: ارزها · اشخاص · اقلام رسید انبار · اقلام فاکتور · تراکنش‌های پرداخت · حساب‌ها · رسیدهای انبار · فاکتورها · قیمت‌های کالا · کالاها · کسب‌وکارها · نشست‌های نقطه خدمت · نقاط خدمت · واحدهای کالا.

ترتیب کار: انتخاب موجودیت ← ستون‌ها و فیلترها ← اجرا ← ذخیره ← زمان‌بندی. سامانه صریحاً هشدار می‌دهد که برای زمان‌بندی ابتدا باید گزارش را ذخیره کنید. با زمان‌بندی، گزارش در دوره‌های تعیین‌شده خودکار اجرا و خروجی‌اش تحویل داده می‌شود — مثلاً گزارش مانده بدهکاران هر دوشنبه صبح.

«پردازش پایان سال»

صفحه دو تب دارد. سند اختتامیه: «تمام حساب‌های موقت (درآمد و هزینه) با مانده غیرصفر را صفر کرده و اختلاف را به حساب سود و زیان منتقل می‌کند.» سند افتتاحیه: «ماندۀ تمام حساب‌های دائمی (دارایی، بدهی، حقوق صاحبان سهام) را از دورۀ مالی مبدأ به دورۀ فعال منتقل می‌کند.» تب افتتاحیه یک فیلد الزامی «دورۀ مالی مبدأ» دارد.

• کلید جایگزینی سند موجود، سند قبلی را حذف می‌کند. پیش از فعال کردنش مطمئن شوید سند قبلی اشتباه بوده.
• پیش از ساخت اختتامیه، «جمع مانده خالص» در دفتر روزنامه باید صفر و برچسب تراز باشد.
• این دو عملیات مجوز اختصاصی و مستقل دارند و نباید به کاربر عادی داده شوند.

گزارش‌های خارج از منو

چند گزارش حسابداری آیتم مستقل در منو ندارند و از دل صفحات دیگر باز می‌شوند: کلیک روی نام حساب، پیوند داخل گزارش‌های دیگر، یا جست‌وجوی سراسری.

مجوزهای این ماژول

تفکیک «همه» از «مالکیت خود» در حوزۀ اسناد یعنی می‌توانید به یک کاربر اجازه دهید فقط اسنادی را ببیند و ویرایش کند که خودش ثبت کرده. مجوزهای «خواندن حذف شده ها» و «بازگردانی» یادآوری می‌کنند که حذف سند در کاریتم نرم است؛ سند حذف‌شده قابل بازگردانی است و در رویدادهای سیستم باقی می‌ماند.

گردش کارهای نمونه

پرسش‌های رایج

سندی ثبت کردم ولی در لیست اسناد نیست.

بررسی کنید فیلتر وضعیت روی «عملیاتی» نمانده باشد؛ اگر «ذخیرۀ پیش‌نویس» زده‌اید، فیلتر را روی «پیش‌نویس» یا «نمایش همه» بگذارید.

دکمۀ ثبت سند کار نمی‌کند.

جمع بدهکار و بستانکار در سطر «مجموع» باید دقیقاً برابر باشند.

فاکتور فروش سند دلخواه من را نمی‌زند.

ساختار سند از الگوی سند بخش صادرکنندۀ «فاکتور فروش» می‌آید. الگو را اصلاح کنید؛ اسناد بعدی با ساختار جدید ثبت می‌شوند.

«جمع مانده خالص» در دفتر روزنامه صفر نیست.

یعنی سند نامتوازنی ثبت شده — معمولاً داده وارد‌شده از راه یک عملیات ناقص. تا رفع نشود ترازنامه هم نامتوازن می‌ماند.

ترازنامه می‌گوید نامتوازن.

سه علت رایج: سند نامتوازن در دفاتر، نبود سند افتتاحیه برای دوره، یا بازۀ تاریخی‌ای که وسط دوره بریده شده.

سند حسابداری را چطور ابطال کنم؟

سند حسابداری وضعیت «ابطال شده» ندارد؛ اصلاح از راه ثبت سند معکوس انجام می‌شود.

حسابی را اشتباه زیر گروه غلط ساختم.

لازم نیست حذف و بازسازی کنید؛ از منوی عملیات، «انتقال حساب» را بزنید.

گزارش‌ساز پویا را نمی‌توانم زمان‌بندی کنم.

ابتدا باید گزارش را ذخیره کنید؛ تا پیش از ذخیره، زمان‌بندی فعال نمی‌شود.

واحد مبالغ در دو گزارش متفاوت است.

واحد نمایش مبالغ از تنظیمات ارز سازمان می‌آید؛ اگر بین گزارش‌ها متفاوت بود با مدیر سیستم بررسی کنید.