مدیریت پروژه روی یک سلسلهمراتب سهلایه ساخته شده است: فضای کاری (ظرف سازمانی — دپارتمان، تیم، مشتری) ← پروژه (کار مشخص با شروع و پایان) ← وظیفه (آیتم کاری قابل تخصیص). و یک لایۀ افقی چهارم: قالبها، که ساختار آمادۀ پروژه را نگه میدارند تا پروژههای تکراری از صفر ساخته نشوند.
مزیت اصلی این ماژول این است که در همان سامانهای قرار دارد که فاکتور، حقوق و انبار در آن ثبت میشود. برای شرکتهای پیمانکاری، آژانسها و تیمهای پیادهسازی، پروژه و وظیفه و زمان صرفشده در همان محیطی ثبت میشود که بقیۀ کار سازمان آنجاست.
«صندوق وظایف» کجاست
«صندوق وظایف» از مسیر مدیریت پروژهها ← پروژهها ← صندوق وظایف باز میشود و کارتابل واحد شماست: هم وظایف پروژهای و هم تأییدهای گردشکار سازمانی در همین یک صفحه جمع میشوند. اگر اصلاً با پروژهها کار نمیکنید و فقط تأییدهای سازمانی به شما ارجاع میشود، کارتابل شما هم دقیقاً همینجاست. با جستوجوی سراسری و تایپ «صندوق وظایف» مستقیم به آن بروید یا به میانبرهای شخصیتان اضافه کنید.
«فضاهای کاری»
بالاترین لایۀ سازماندهی؛ هر فضای کاری یک ظرف مستقل برای مجموعهای از پروژههاست. چیدمان نمای کارتی است و هر کارت شامل:
| عنصر | توضیح |
|---|---|
| آواتار / حرف اول | حروف ابتدایی نام فضای کاری |
| نام فضای کاری | عنوان کامل فضا |
| کلید کوتاه | شناسۀ کوتاه چندحرفی فضا |
| شمارندۀ پروژه | تعداد پروژههای داخل آن فضا |
| فلش بازشونده | نمایش پروژههای داخل فضا بدون خروج از صفحه |
| منوی ⋮ | ویرایش، بایگانی، مدیریت اعضا |
کلید «نمایش بایگانیشده ها» بالای صفحه، فضاهای بایگانیشده را به فهرست برمیگرداند. یعنی فضای کاری هرگز حذف نمیشود، بایگانی میشود.
کلید کوتاه، پیشوند شناسۀ وظایف آن فضاست و بعداً در همۀ ارجاعات دیده میشود. آن را کوتاه، بامعنا و بهیادماندنی انتخاب کنید.
«پروژهها»
نمای کارتی (گرید) از پروژهها. نوار ابزار: جعبۀ جستوجو در نام پروژه · فهرست کشویی فضای کاری (پیشفرض «همه فضاهای کاری») · سه دکمۀ وضعیت (فعال — پیشفرض · همه · بایگانی) · دکمۀ پروژه جدید. حالت خالی: «هنوز پروژهای ثبت نشده است».
مثل فضای کاری، پروژه هم بهجای حذف بایگانی میشود و با دکمۀ «بایگانی» قابل بازیابی است.
چه چیزهایی داخل پروژه هست
| قابلیت | مجوز اختصاصی مربوطه |
|---|---|
| مدیریت اعضای پروژه | مدیریت اعضای پروژه |
| برد (کانبان) | مدیریت برد |
| اسپرینت و بکلاگ | مدیریت اسپرینت و بکلاگ |
| آیتمهای کاری | جابجایی آیتم کاری · تخصیص آیتم کاری |
| گفتوگو روی آیتم | ثبت نظر |
| ثبت زمان صرفشده | ثبت زمان |
| گزارش پروژه | مشاهدۀ گزارش پروژه |
وجود «ثبت زمان» بهعنوان یک مجوز مستقل یعنی سامانه از تایمشیت پشتیبانی میکند: زمان صرفشده روی هر آیتم کاری ثبت میشود و میتواند مبنای صورتحساب ساعتی قرار بگیرد.
«قالبها»
ساختار آمادۀ پروژه: مجموعهای از مراحل، وظایف پیشفرض و نقشها که با یک کلیک به پروژۀ جدید تبدیل میشود. نوار ابزار: فهرست کشویی فیلتر (پیشفرض همه) و دکمۀ قالب جدید. مجوز اختصاصی: مدیریت قالب پروژه.
اگر پروژههای سازمان شما تقریباً یک الگوی ثابت دارند (تحلیل ← طراحی ← اجرا ← تحویل)، یک بار قالب را بسازید و بقیۀ پروژهها را از روی همان ایجاد کنید؛ بیشترین صرفهجویی وقت این ماژول همینجاست.
«صندوق وظایف»
کارتابل شخصی و سازمانی وظایف؛ پرکاربردترین صفحۀ این ماژول در کار روزمره.
| کارت فیلتر سریع | معنا |
|---|---|
| کل وظایف | همۀ وظایف در دامنۀ دسترسی کاربر |
| وظایف من | وظایفی که به خود کاربر تخصیص یافته |
| در حال انجام | وظایف با وضعیت جاری |
| تکمیلشده | وظایف بستهشده |
| سررسیدگذشته | وظایفی که از موعدشان گذشته، با آیکن هشدار قرمز |
پنل فیلتر ستون کناری: جستوجو · وضعیت · اولویت · پروژه · مسئول · سررسید (از تاریخ / تا تاریخ). اگر فیلتر پروژه را خالی بگذارید، صفحه همزمان وظایف پروژهای و تأییدهای گردشکار سازمانی را نشان میدهد.
جدول وظایف: نام وظیفه · پروژه · مسئول · سررسید · اولویت · وضعیت. دکمۀ تعویض نما بین جدول و کارت، مرتبسازی با پیشفرض «جدیدترین»، و صفحهبندی با ۱۰ آیتم در صفحه.
مجوزهای این ماژول
همۀ صفحات این گروه زیر یک حوزۀ مجوز واحد («مدیریت پروژهها») قرار دارند، با این مجوزهای اختصاصی: مدیریت اعضای پروژه · جابجایی آیتم کاری · تخصیص آیتم کاری · ثبت نظر · ثبت زمان · مدیریت برد · مدیریت اسپرینت و بکلاگ · مدیریت قالب پروژه · مشاهدۀ گزارش پروژه.
«جابجایی آیتم کاری» و «تخصیص آیتم کاری» دو مجوز جدا هستند: عضو تیم میتواند کار خودش را روی برد جلو ببرد، ولی سپردن کار به شخص دیگر اختیار جداگانهای است که معمولاً به مدیر پروژه داده میشود.
گردش کارهای نمونه
راهاندازی مدیریت پروژه در سازمان
فضاهای کاری ← ساخت فضا با نام و کلید کوتاه بامعنا ← قالبها ← تعریف قالب پروژۀ استاندارد ← پروژهها ← ساخت پروژه از روی قالب ← مدیریت اعضا و دسترسیها ← تیم از صندوق وظایف کار روزانه را میبیند.
پیگیری روزانۀ مدیر
صندوق وظایف ← کارت سررسیدگذشته ← فیلتر پروژه یا مسئول ← بازتخصیص یا تغییر سررسید آیتمهای عقبافتاده.
بستن یک پروژه
اطمینان از تکمیل همۀ وظایف در صندوق وظایف ← پروژهها ← منوی پروژه ← بایگانی. برای دیدن دوباره، دکمۀ وضعیت بایگانی یا همه را بزنید.
پرسشهای رایج
«صندوق وظایف» را از کجا باز کنم؟
از مسیر مدیریت پروژهها ← پروژهها ← صندوق وظایف. همین یک صفحه هم وظایف پروژهای و هم تأییدهای گردشکار سازمانی شما را نشان میدهد، پس حتی اگر کار شما هیچ ربطی به پروژهها نداشته باشد، کارتابلتان همینجاست.
پروژه را حذف کردم ولی میخواهم برگردانم.
پروژه حذف نمیشود، بایگانی میشود. دکمۀ وضعیت «بایگانی» را بزنید.
فرق فضای کاری و پروژه چیست؟
فضای کاری ظرف سازمانی است (تیم، دپارتمان، مشتری)؛ پروژه کار مشخصی با شروع و پایان داخل آن ظرف.
«کلید کوتاه» فضای کاری چه کار میکند؟
پیشوند شناسۀ وظایف آن فضاست؛ کوتاه و بامعنا انتخابش کنید چون بعداً در همۀ ارجاعات دیده میشود.
نمیتوانم وظیفه را به همکارم بدهم.
مجوز «تخصیص آیتم کاری» را ندارید؛ این مجوز جدا از «جابجایی آیتم کاری» است.
چرا فهرست پروژهها خالی است در حالی که پروژه دارم؟
فیلتر وضعیت روی «فعال» است یا فضای کاری خاصی انتخاب شده.