اشخاص، کالا و تولید

این سه گروه در یک راهنما جمع شده‌اند چون یک زنجیرۀ واحد می‌سازند: شخص طرف حساب است، کالا موضوع معامله، انبار محل نگهداری، و تولید جایی که کالا از مواد اولیه ساخته می‌شود.

اشخاص

«اشخاص» دفتر مرکزی طرف‌حساب‌های سازمان است: مشتری، تأمین‌کننده، کارمند، سهام‌دار، پیمانکار و سرنخ فروش — همه در یک جدول با یک هویت.

«لیست اشخاص»

ستون‌های پیش‌فرض: # · جعبۀ انتخاب · کد حسابداری · نام · نام خانوادگی · توضیحات · شناسه/کد ملی · شماره موبایل · عملیات. جدول به‌صورت افقی قابل اسکرول است و ستون‌های بیشتری در سمت چپ دارد.

دو چک‌باکس «بدهکاران» و «بستانکاران» میان‌بر بسیار کاربردی‌اند: فهرست بدهکاران را یک‌کلیکه می‌سازند، بدون رفتن به گزارش‌های مالی.

«افزودن شخص»

فرم در پنج بخش سازمان‌دهی شده است:

1. اطلاعات پایه — عکس پروفایل، کد حسابداری، نام و نام خانوادگی (اجباری)، نوع شخص (پیش‌فرض «شخص حقیقی»)، جنسیت، ملیت (پیش‌فرض «ایرانی»)، کد ملی، دسته‌بندی، شماره موبایل با پیش‌شمارۀ کشوری (+۹۸ IR)، وضعیت مالیاتی (پیش‌فرض «مصرف‌کننده نهایی»)، کد پستی، آدرس، شرح حساب.
2. کسب و کارها — بخشی مستقل با دکمۀ «افزودن کسب و کار». یک شخص حقیقی می‌تواند چند کسب‌وکار داشته باشد و هر کدام اطلاعات مالیاتی و آدرس مستقل بگیرد.
3. سایر اطلاعات تماس — چند تلفن، ایمیل و آدرس جانبی.
4. سایر اطلاعات — بخش جمع‌شونده برای فیلدهای تکمیلی.
5. افزودن نقش — ردیفی از چیپ‌ها: تأمین کنندگان · بازاریاب · کارمندان · سهام‌داران · پیمانکاران · مشتریان بالقوه. با کلیک روی هر چیپ، بخش اختصاصی همان نقش به فرم اضافه می‌شود.

مدل نقش افزایشی است: یک شخص می‌تواند همزمان مشتری، تأمین‌کننده و کارمند باشد بدون آن‌که سه رکورد تکراری ساخته شود.

«دسته‌بندی اشخاص» چیدمان دو ستونی دارد: سمت راست درخت دسته‌بندی با جست‌وجو، سمت چپ جدول فرزندان با ستون‌های عنوان، کد، توضیحات و عملیات. سه دکمۀ گروهی بالای جدول تا انتخاب سطر غیرفعال‌اند. صفحه‌بندی کلاسیک است.

کالاها و خدمات

«کالاها» (لیست کالاها)

ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · کد · تصویر · عنوان · موجودی (با واحد) · عنوان نمایشی در فروشگاه · دسته‌بندی · قیمت فروش · … · عملیات.

ستون موجودی، واحد را زیر عدد نشان می‌دهد (عدد / pcs، دستگاه و …) و «عنوان نمایشی در فروشگاه» جدا از عنوان داخلی است — یعنی نام فنی انبار و نام بازاریابی فروشگاه اینترنتی می‌توانند متفاوت باشند.

ویرایش درجا مهم‌ترین قابلیت بهره‌وری این صفحه است: به‌روزرسانی قیمت ده‌ها کالا بدون باز کردن فرم هر کالا.

«خدمات» (لیست خدمات)

ستون‌ها مثل کالاها، منهای موجودی: خدمت موجودی ندارد و در انبار حرکت نمی‌کند؛ فقط روی فاکتور می‌نشیند و سند حسابداری می‌زند.

ساخت خدمت جدید: از دکمۀ «خدمت جدید +» داخل پنجرۀ انتخاب کالا استفاده کنید — همان پنجره‌ای که هنگام افزودن قلم به فاکتور یا به سفارش تولید باز می‌شود. این پنجره هم «کالای جدید +» دارد و هم «خدمت جدید +».

فرم ثبت خدمت: سرصفحه با دکمۀ ذخیره و ناحیۀ تصویر؛ اطلاعات خدمت (کد خدمت، عنوان اجباری، دسته‌بندی، وضعیت پیش‌فرض فعال، شرح)؛ چهار تب اطلاعات عمومی، قیمت، مالیات، فروشگاه. در اطلاعات عمومی: کد فنی، شناسه کالا، کلیدهای «الزام سریال» و «پیگیری دسته»، و بخش واحد شامل واحد جهانی (اجباری)، بارکد با اسکنر و افزودن واحد فرعی.

«باندل ها» و دسته‌بندی

باندل بسته‌ای از چند کالا و خدمت است که به‌صورت یک قلم فروخته می‌شود. ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · تصویر · کد · عنوان · وضعیت · از تاریخ · تا تاریخ · عملیات.

«دسته‌بندی کالاها و خدمات» همان الگوی دو ستونی دسته‌بندی اشخاص است: درخت + جدول با عنوان، کد، لوگوی دسته‌بندی، توضیحات و عملیات. وجود ستون لوگو نشان می‌دهد این دسته‌بندی مستقیماً به فروشگاه اینترنتی (CRM و بازاریابی ← وب‌سایت) تغذیه می‌شود.

«تنظیمات واحدهای عمومی»

یکی از دقیق‌ترین صفحات سامانه و اغلب دست‌کم گرفته می‌شود. ۴۴ واحد پیش‌تعریف‌شده دارد. ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · نام · نماد · گروه · ضریب به واحد پایه · کد استاندارد · واحد پایه · نوع · سیستمی · عملیات.

انبارداری

«انبار ها»

ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · عنوان · کد · انباردار · شماره تلفن · آدرس · کد پستی · فعال · پیش‌فرض · عملیات (حذف، ویرایش، فهرست موجودی، ابزار انبار). ستون پیش‌فرض تعیین می‌کند کدام انبار در فرم‌های فروش و خرید از پیش انتخاب باشد.

«لیست رسید ها» و «لیست حواله ها»

رسید = ورود کالا به انبار. ستون‌ها: # · شماره · عنوان · انبار · تاریخ · ارائه‌دهنده · نوع رسید · فاکتور · عملیات (مشاهده). مقادیر نوع رسید: خرید · موجودی اولیه · سایر (رسیدهای ناشی از انبارگردانی با عنوان «انبارگردانی - مازاد» ثبت می‌شوند). ستون عنوان خودکار ساخته می‌شود و منشأ رسید را می‌گوید — مثلاً «فاکتور خرید — نام تأمین‌کننده». پنل فیلتر این صفحه فقط بازۀ تاریخ دارد.

حواله = خروج کالا از انبار. ستون‌ها: # · شماره · عنوان · انبار · تاریخ · خریدار · نوع حواله · فاکتور · عملیات. ستون خریدار مسیر کامل حساب تفصیلی را نشان می‌دهد (اشخاص و طرف‌های تجاری / مشتریان / نام مشتری) — همان پیوند شخص به حساب.

«بچ کالا»

زیرعنوان صفحه: «مدیریت بچ‌ها و رهگیری تاریخ انقضای کالاها». سه کارت شاخص بالای صفحه: کل بچ‌ها · نزدیک انقضا · منقضی‌شده. نوار فیلتر: جست‌وجو در شماره بچ · کالا · وضعیت انقضا · از تاریخ · تا تاریخ.

ستون‌ها: # · شماره بچ · کالا · کد کالا · رسید انبار · تاریخ تولید · تاریخ انقضا · عملیات. ستون تاریخ انقضا برای بچ‌های گذشته یک چیپ قرمز هشدار نشان می‌دهد، به شکل «n روز از انقضا گذشته». صفحه‌بندی کلاسیک با ۲۰ ردیف در صفحه.

برای صنایع غذایی، دارویی و آرایشی این صفحه تعیین‌کننده است: ردیابی «چه بچی، از چه رسیدی، با چه انقضایی» شرط لازم بازرسی و فراخوان محصول است.

«انبارگردانی»

زیرعنوان: «شمارش فیزیکی موجودی انبار، مغایرت‌گیری و ثبت اصلاحات». سه کارت شاخص: کل اسناد · در جریان · ثبت‌شده. ستون‌ها: # · کد · عنوان · انبار · وضعیت · شمارش کور · تعداد ردیف · تاریخ ایجاد.

ستون شمارش کور با آیکن چشم نشان می‌دهد آیا در این سند، موجودی سیستمی از دید شمارنده پنهان شده یا نه — همان مفهومی که در «تحویل شیفت» خزانه‌داری توضیح داده شد.

«تحویل شیفت انبار»

این صفحه عمداً هم زیر «کالا و انبار» و هم زیر «خزانه‌داری» فهرست شده و در هر دو جا یک صفحۀ مشترک را باز می‌کند. تفاوت حالت انبار با حالت صندوق: فیلد «موجودی اولیه (تنخواه)» نمایش داده نمی‌شود، شمارش کور به‌صورت پیش‌فرض روشن است، و پیوند تسویۀ پایان شیفت به سند انبارگردانی می‌رود نه سند حسابداری.

«گزارش تحلیل انبار»

زیرعنوان: «گزارش جامع حرکت و ورود و خروج کالاها در انبارها». بخش «خلاصه حرکات انبار» چهار کارت دارد: کل رکوردها · مجموع ورودی · مجموع خروجی (منفی، قرمز) · خالص حرکت. سه کارت مالی: ارزش کل ورودی · ارزش کل خروجی (منفی) · کل تراکنش‌ها. جدول تفصیلی: نام کالا · کد فنی · نام انبار · ورودی · خروجی · خالص حرکت · ارزش ورودی · ارزش خروجی.

حمل و نقل

«متصدیان حمل و نقل» دفتر پیمانکاران ناوگان حمل است. ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · کد · نام شرکت · اطلاعات خودرو · اطلاعات راننده · هزینه پیش‌فرض · عملیات. هزینۀ پیش‌فرض هنگام صدور بارنامه خودکار پیشنهاد می‌گردد.

«بارنامه‌ها» ستون‌ها: # · شماره بارنامه · حمل و نقل · فرستنده / گیرنده · تاریخ ارسال · تاریخ رسیدن · تعداد اقلام · هزینه · وضعیت. این صفحه دکمۀ افزودن ندارد، چون بارنامه از منوی «گزینه‌های بیشتر» سطر فاکتور فروش ساخته می‌شود. یعنی بارنامه همیشه به یک فاکتور گره خورده است، نه یک سند مستقل.

تولید محصول

«سفارشات تولید»

ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · شماره سفارش · عنوان · وضعیت · مقدار برنامه‌ریزی شده · پیشرفت (نوار درصدی) · هزینه تخمینی · عملیات. وضعیت اولیۀ سفارش پیش‌نویس است.

«پذیرش‌ها»

ماژول پذیرش خدمات و تعمیرگاه. جست‌وجو بر اساس نام مشتری، شماره پذیرش یا شرح کالا. ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · شماره پذیرش · نام مشتری · شرح کالا · نوع سرویس · وضعیت · اولویت · هزینه تخمینی · تاریخ. نمونۀ مقادیر: نوع سرویس «خدمات پس از فروش»، وضعیت «آماده تحویل» (چیپ سبز)، اولویت «زیاد» (چیپ نارنجی).

این صفحه در واقع به کسب‌وکارهای خدماتی تعلق دارد نه تولیدی: تعمیرگاه، نمایندگی خدمات پس از فروش، مرکز سرویس. قرار گرفتنش زیر «تولید محصول» یک انتخاب طبقه‌بندی است، نه یک وابستگی فنی.

زنجیرۀ حرکت کالا

هر گام، یک سند حسابداری خودکار هم می‌زند که الگویش در حسابداری ← الگوهای سند تعریف شده است.

گردش کارهای نمونه

پرسش‌های رایج

فرق کالا و خدمت چیست؟

کالا موجودی دارد و در انبار حرکت می‌کند؛ خدمت فقط روی فاکتور می‌نشیند و سند می‌زند.

چطور خدمت جدید تعریف کنم؟

از دکمۀ «خدمت جدید +» داخل پنجرۀ انتخاب کالا — همان پنجره‌ای که هنگام افزودن قلم به فاکتور یا سفارش تولید باز می‌شود.

فرق باندل با دسته‌بندی چیست؟

دسته‌بندی برای سازمان‌دهی است؛ باندل یک قلم فروختنی است که از چند کالا و خدمت ساخته می‌شود و بازۀ اعتبار زمانی دارد.

رسید و حواله را باید دستی بسازم؟

خیر. رسید از فاکتور خرید و حواله از فاکتور فروش خودکار ساخته می‌شود. ثبت دستی برای موجودی اولیه و موارد استثنایی است.

شخصی ساختم ولی در صورت‌حساب‌ها نیست.

حساب تفصیلی شخص هنگام ذخیره ساخته می‌شود، ولی تا وقتی گردشی نداشته باشد در گزارش دیده نمی‌شود.

واحد کالای من در فهرست نیست.

از «تنظیمات واحدهای عمومی» واحد جدید بسازید و حتماً ضریب به واحد پایه و کد استاندارد را پر کنید.

صورت‌حساب مالیاتی من به‌خاطر واحد رد شد.

واحد کالا کد استاندارد ندارد یا اشتباه است. صفحۀ واحدهای عمومی را بررسی کنید.

چرا در جدول کالاها نمی‌توانم مستقیم تایپ کنم؟

حالت ویرایش درجا خاموش است؛ آیکن مداد نوار ابزار را روشن کنید.

خالص گردش انبار را چطور حساب کنم؟

در «گزارش تحلیل انبار» از دو کارت «مجموع ورودی» و «مجموع خروجی» استفاده کنید.