شروع سریع

هدف: در پایان این راهنما، کاربر می‌تواند بدون کمک، کارهای روزمرۀ نقش خودش را انجام دهد. بخش‌های ۱ تا ۳ برای همه اجباری است؛ بعد از آن، فقط مسیر نقش خودتان را بخوانید.

مسیر خودتان را انتخاب کنید

چک‌لیست‌های دوره‌ای (بخش ۹) و بیست اشتباه رایج (بخش ۱۰) برای همۀ نقش‌ها مفید است.

روز اول — جهت‌یابی

نشانی سامانه را در مرورگر باز کنید و با نام کاربری و گذرواژۀ خودتان وارد شوید. اگر پس از ورود پیام «در انتظار تأیید» دیدید، مدیر سازمان باید ورود شما را تأیید کند. این یک لایۀ امنیتی است، نه خطا.

شش ناحیۀ صفحه

اولین چیزی که باید بفهمید — تب‌ها

در کاریتم صفحات در تب‌های داخلی خود برنامه باز می‌شوند، نه تب‌های مرورگر. سه نتیجۀ عملی:

1. می‌توانید فاکتور نیمه‌کار را رها کنید، به مرور حساب‌ها بروید، برگردید و ادامه دهید. هیچ داده‌ای از دست نمی‌رود.
2. هرگز نشانی مرورگر را دستی تغییر ندهید و دکمۀ Back مرورگر را نزنید؛ اگر فرمی ذخیره‌نشده باز باشد، ممکن است داده از بین برود. همیشه از منو یا نوار تب استفاده کنید.
3. تب‌های بلااستفاده را ببندید. هر تب زنده می‌ماند و روی دستگاه‌های ضعیف، تعداد زیاد تب باعث کندی می‌شود.

روز دوم — الگوی مشترک صفحات

اگر فقط یک بخش از این راهنما را بخوانید، همین باشد. بیش از صد صفحۀ کاریتم از چند الگوی محدود ساخته شده‌اند؛ با یادگیری این الگوها، بقیۀ سامانه را حدس می‌زنید.

اجزای هر صفحۀ فهرست

چهار چیزی که تازه‌کارها را گیج می‌کند

1. عدد کوچک روی آیکن چرخ‌دنده. یعنی یکی از ستون‌ها از حالت پیش‌فرض خارج شده. مثلاً در فهرست فاکتورهای فروش، ستون «عنوان» پیش‌فرض خاموش است و به همین دلیل نشان «۱» دیده می‌شود.
2. فیلتر تا «اعمال» نزنید کار نمی‌کند. تغییر در پنل فیلتر بی‌اثر است تا وقتی دکمۀ «اعمال» را بزنید.
3. چهار شمارندۀ پایین جدول. «کل» تعداد کل رکوردها، «بارگذاری شده» آنچه تا الان کشیده شده، «باقیمانده» بقیه، و «فیلتر شده» تعداد منطبق با فیلتر جاری.
4. منوی عملیات هر ردیف پویاست. اگر گزینه‌ای را نمی‌بینید، یا وضعیت رکورد اجازه نمی‌دهد یا مجوزش را ندارید. این خطا نیست.

رنگ‌ها

قرارداد رنگی در سراسر سامانه یکسان است:

همۀ تاریخ‌ها شمسی‌اند. اعداد را می‌توانید با ارقام انگلیسی تایپ کنید؛ سامانه تبدیل می‌کند.

روز سوم — ناوبری سریع

مسیر صندوق‌دار و فروشنده

فروش نقدی سریع: فاکتور سریع ← اسکن بارکد اقلام ← ثبت تسویه در همان صفحه ← چاپ رسید. کل مسیر بدون ترک صفحه.

فروش اعتباری: فروش جدید ← انتخاب مشتری ← تعیین تاریخ سررسید ← ثبت اقلام ← ثبت. فاکتور در وضعیت «عملیاتی» می‌ماند تا وصول شود.

• فاکتور را ثبت کردم ولی در فهرست نیست: فیلتر پیش‌فرض فقط «عملیاتی» و «نهایی شده» را نشان می‌دهد. پیش‌نویس‌ها را از «پیش‌فاکتورهای فروش» ببینید.
• فاکتور نهایی‌شده ویرایش نمی‌شود؛ طراحی همین است. برای تغییر باید «اصلاحیه» بزنید که مجوز جداگانه دارد.
• «باقیمانده» صفر نشد: بررسی کنید دریافت ثبت‌شده به همین فاکتور تخصیص خورده و وضعیتش «قطعی» باشد، نه «پیش‌نویس».

پایان شیفت: تحویل شیفت صندوق ← ثبت شمارش (با برگۀ اسکناس) ← اگر مغایرت هست، سرپرست تأیید می‌کند ← تحویل به نفر بعد یا بستن شیفت. اگر مبلغ سیستمی را نمی‌بینید عمدی است: شمارش کور، تا شمارش شما تحت تأثیر عدد سامانه قرار نگیرد.

مسیر حسابدار

در کاریتم بیشتر اسناد را انسان نمی‌سازد. ستون «منبع ایجاد» در لیست اسناد نشان می‌دهد هر سند از کدام عملیات ساخته شده. ثبت دستی سند فقط برای تعدیلات، اصلاحات و ثبت‌های خارج از چرخۀ عملیاتی است.

ثبت یک سند دستی: حسابداری ← ثبت سند ← تاریخ و شرح سند (شماره را خالی بگذارید تا خودکار بخورد) ← پر کردن ردیف‌ها ← کنترل سطر «مجموع» (تا دو طرف برابر نشوند ثبت ممکن نیست) ← «ثبت سند» یا «ذخیرۀ پیش‌نویس».

کنترل سلامت دفاتر، ماهی یک بار: دفتر روزنامه ← فیلتر بازۀ ماه ← سطر «جمع مانده خالص» باید صفر و برچسبش تراز باشد. مرور حساب‌ها ← تب «معین» ← مانده‌های خلاف ماهیت (اعداد قرمز داخل پرانتز) را بررسی کنید. ترازنامه ← «تولید گزارش» ← نوار وضعیت باید متوازن باشد.

وصول مطالبات در سه کلیک: صورت‌حساب‌ها ← انتخاب بدهکار ← دکمۀ ثبت دریافت ← ویزارد خزانه‌داری با همان شخص باز می‌شود.

مسیر انباردار

رسید و حواله را دستی نمی‌سازید: رسید از فاکتور خرید و حواله از فاکتور فروش خودکار ساخته می‌شود. ثبت دستی فقط برای موجودی اولیه و موارد استثنایی است.

• به‌روزرسانی سریع قیمت‌ها: کالاها ← آیکن مداد نوار ابزار (ویرایش درجا) را روشن کنید ← مستقیماً داخل جدول قیمت را عوض کنید.
• کنترل انقضا: بچ کالا ← کارت منقضی‌شده یا نزدیک انقضا ← از ستون «رسید انبار» به رسید مبدأ و از آنجا به تأمین‌کننده برسید.
• انبارگردانی: «انبارگردانی جدید» ← انتخاب انبار و دامنه ← شمارش کور را فعال کنید ← ثبت شمارش‌ها (مغایرت‌ها خودکار محاسبه می‌شوند) ← ثبت سند؛ رسید مازاد و حوالۀ کسری خودکار ساخته می‌شود.

مسیر کارشناس منابع انسانی

• در «ثبت و ورود خروج» چیزی نمی‌بینم: ابتدا باید یک کارمند انتخاب شود.
• شیفت شب درست محاسبه نمی‌شود: کلید «شیفت شب» را در تعریف آن شیفت روشن کنید.
• اضافه‌کاری در فیش نیامد: درخواست باید تأیید شده باشد. ستون «اضافه‌کاری تأییدنشده» در گزارش حضور همین را نشان می‌دهد.
• شخصی ساختم ولی در لیست کارمندان نیست: نقش «کارمندان» را در فرم شخص اضافه نکرده‌اید.

چرخۀ ماهانه: برنامه‌ریزی کاری ← تولید برنامۀ ماه · اصلاح ترددهای جامانده · موجودی مرخصی ← اجرای تعلق ماهانه · رسیدگی به درخواست‌های مرخصی و اضافه‌کاری · پردازش گزارش حضور · دوره‌های حقوقی ← ایجاد و تأیید دوره · فیش حقوقی ← بررسی و چاپ.

مسیر مدیر

نگاه روزانه در سه دقیقه: داشبورد گزارشات (هشت کارت شاخص و درصد تغییر نسبت به ماه قبل) ← صندوق وظایف، کارت سررسیدگذشته ← صورت‌حساب‌ها، مرتب‌سازی بر اساس «مانده بدهکار».

شخصی‌سازی داشبورد: «ویرایش چیدمان» را بزنید و کارت‌ها را به ترتیب دلخواه بچینید. دکمۀ «پیش‌فرض» تعیین می‌کند کدام نما اول باز شود.

«چه کسی این را عوض کرد؟» سیستم ← رویدادهای سیستم ← فیلتر بر اساس تاریخ، کاربر یا نوع موجودیت ← باز کردن رویداد ← تب «تاریخچه موجودیت». هر رویداد کاربر، زمان، آدرس IP، مرورگر و دلیل تغییر را نگه می‌دارد.

چک‌لیست‌های دوره‌ای

بیست اشتباه رایج و راه‌حلشان

سه قانون طلایی

1. از منو و تب‌ها استفاده کنید، نه از دکمه‌های مرورگر. تغییر دستی نشانی یا زدن Back می‌تواند فرم ذخیره‌نشده را از بین ببرد.
2. اگر چیزی را نمی‌بینید، اول به مجوز و فیلتر شک کنید. بیشتر «کار نمی‌کند»های کاریتم در واقع «مجوز ندارید» یا «فیلتر جلویش را گرفته» است.
3. حذف در کاریتم عمدتاً برگشت‌پذیر است. با مجوز «بازگردانی» قابل برگشت است و رویدادهای سیستم نشان می‌دهد چه اتفاقی افتاده.

بعد از این راهنما