این ماژول تمام عملیات نقدی و اسنادی سازمان را پوشش میدهد: حسابهای بانک، صندوق و تنخواه، دستهچک، ثبت دریافت و پرداخت، چرخۀ عمر چک، مغایرتگیری بانکی، تحویل شیفت صندوق و راسگیری. هر تراکنشی که اینجا قطعی میشود، سند حسابداری خود را صادر میکند و حساب طرف مقابل را بهروز میکند.
اگر تازه شروع کردهاید، از ثبت دریافت آغاز کنید؛ قلب این ماژول همانجاست و بقیۀ صفحهها دور آن میچرخند.
نامهای منو را همانطور که هستند به کار ببرید. در زیرگروههای منو، دریافت و پرداخت با نامهای «ماندۀ دریافتنی» و «ماندۀ پرداختنی» دیده میشوند. در آموزش کاربر همین نامها را بگویید تا کاربر آیتم را سریع پیدا کند.
صفحههای این ماژول
چهار زیرگروه منو، و چند صفحه که در منو نیستند.
بانکداری
بانک — تعریف حسابهای بانکی؛ درخت حسابهای تفصیلی، شماره حساب، شبا و کارت.
دسته چک — تعریف دستهچک و برگهها با یک ویزارد سهمرحلهای.
چکهای دریافتی · چکهای پرداختی — دو صفحه با ساختار کاملاً یکسان؛ تغییر وضعیت گروهی و تاریخچۀ وضعیت.
مغایرتگیری بانکی — تطبیق تراکنشهای ثبتشده با صورتحساب بانک، برای بستن ماه.
مدیریت نقدینگی
صندوق — همان رابط صفحۀ بانک، با کد طبقهبندی ۱۴۱۰.
تنخواهها — همان رابط، با کد طبقهبندی ۱۴۲۰.
تحویل شیفت — تحویل صندوق بین دو کاربر: شمارش کور، وضعیتهای شیفت و پیوندهای تسویه.
ماندۀ دریافتنی
ثبت دریافت — ویزارد سهمرحلهای: طرف حساب، مدارک (چک، نقد، حواله، کارتخوان)، صدور سند.
لیست دریافت — فهرست تراکنشها با وضعیت پیشنویس یا قطعی؛ ویرایش فقط روی پیشنویس.
جزئیات دریافت — نمای فقطخواندنی یک تراکنش، با دکمۀ محاسبۀ راسگیری.
ماندۀ پرداختنی
ثبت پرداخت — همان ویزارد ثبت دریافت، در جهت پرداخت؛ عنوان مرحلۀ اول «انتخاب دریافتکننده» است.
لیست پرداخت — فهرست پرداختها با همان ستونها و فیلترهای لیست دریافت.
جزئیات پرداخت — نمای فقطخواندنی، شامل اطلاعات فاکتور مرتبط در صورت وجود.
حسابها و کد طبقهبندی
سه صفحۀ بانک، صندوق و تنخواهها رابط کاربری کاملاً یکسانی دارند و فقط در کد طبقهبندی با هم فرق میکنند. چیدمان هر سه: ستون راست درخت حسابهای تفصیلی با جستوجو و بارگذاری تدریجی، ستون چپ جدول دادهها با ستونهای کد، نام و عملیات (ویرایش / اطلاعات بیشتر / حذف)، بههمراه خروجی Excel. دکمۀ ایجاد بالای صفحه دیالوگ افزودن حساب را باز میکند.
| صفحه | جایگاه در منو | کد طبقهبندی |
|---|---|---|
| بانک | خزانهداری ← بانکداری ← بانک | ۱۳۰۰ |
| صندوق | خزانهداری ← مدیریت نقدینگی ← صندوق | ۱۴۱۰ |
| تنخواهها | خزانهداری ← مدیریت نقدینگی ← تنخواهها | ۱۴۲۰ |
این سه گروه همان گروههای ۹۱ تا ۹۳ درخت تفصیلیها هستند: حساب بانکیای که اینجا میسازید، در حسابداری بهعنوان تفصیلی مینشیند.
فیلدهای اختصاصی حساب بانکی
| فیلد | قاعده |
|---|---|
| شماره حساب | فقط عدد |
| شماره شبا | با پیشوند IR، دقیقاً ۲۴ رقم |
| شماره کارت | دقیقاً ۱۶ رقم |
| صاحب حساب · نام شعبه | متن |
| پیششماره | عددی |
- حسابی که در تراکنش استفاده شده حذف نمیشود؛ ابتدا وابستگیها را بررسی کنید.
- برای ساخت دستهچک، حساب بانکی باید هم شماره حساب و هم شبا داشته باشد؛ وگرنه ویزارد اجازۀ ادامه نمیدهد.
- مجوزها: برای هر سه صفحه، خانوادۀ مجوز «حساب تفصیلی» (ساخت / خواندن / ویرایش / حذف / بازگردانی) لازم است.
دسته چک
ستونهای فهرست: کد حساب بانکی · نام بانک · عنوان · شماره حساب · تعداد برگ · شماره شبا · توضیحات · عملیات. عملیات ردیف: مشاهدۀ برگهها (دیالوگ)، ویرایش، حذف. دیالوگ برگهها ستونهای شماره صیادی، شماره سری، شماره سریال، وجه و توضیحات را نشان میدهد.
تعریف دسته چک — ویزارد سهمرحلهای
- انتخاب حساب بانکی. جدول حسابهای بانکی با کد، نام بانک، شعبه، شماره حساب، شبا، کارت، صاحب حساب، پیششمارۀ دسته و وضعیت فعال. دکمۀ «ایجاد بانک» برای تعریف حساب جدید در همانجا.
- تعریف دستهچک و برگهها. فرم بالا: کد حساب، نام بانک، شماره حساب و شبا (فقطخواندنی از بانک) بهعلاوۀ عنوان (الزامی)، شماره سری (۴ رقم عددی) و توضیحات. جدول برگهها با ویرایش درجا: شماره صیادی (۱۶ رقم، با امکان اسکن QR)، شماره سری، شماره سریال (۶ تا ۱۰ رقم)، وجه، توضیحات و وضعیت.
- گزارش عملیات. خلاصۀ حساب، تعداد برگهها و جدول نهایی. با ذخیره، کل ویزارد ثبت میشود.
دکمۀ «ثبت برگه چک» تعداد برگ و شماره سریال اولین برگه را میگیرد و سریالهای متوالی را خودکار میسازد — سریعترین راه ثبت یک دستۀ ۵۰ برگی. کلید Enter بین سلولها حرکت میکند و حذف گروهی برگههای تیکخورده هم ممکن است.
هنگام خروج در حین کار، دیالوگ هشدار «خروج از صفحه» ظاهر میشود تا داده از دست نرود. مجوزها: دستهچک (ساخت / خواندن / ویرایش / حذف) و برگ چک.
چکهای دریافتی و پرداختی
ستونها: سررسید، مبلغ پایه، وضعیت چک (چیپ رنگی)، عملیات. فیلترها: بازۀ تاریخ سررسید و وضعیت چک.
| مقدار | عنوان | معنا |
|---|---|---|
| ۰ | اولیه | چک ثبت شده و هنوز اقدامی روی آن انجام نشده (آبی) |
| ۱ | پرداخت صادرشده | چک صادر و تحویل داده شده (سبز) |
| ۲ | ابطالشده | چک باطل شده است (قرمز) |
| ۳ | برگشتی | چک برگشت خورده است (قرمز) |
| ۴ | پاسشده | وجه چک وصول شده (سبز) |
| ۵ | انتقال به بانک | وضعیت انتقالی؛ انتخاب حساب مقصد الزامی است (آبی روشن) |
| ۶ | انتقال به شخص | وضعیت انتقالی؛ انتخاب شخص مقصد الزامی است (نارنجی) |
عملیات هر ردیف: مشاهده جزئیات · ویرایش · تغییر وضعیت · تاریخچۀ تغییر وضعیت · مشاهده اسناد مرتبط · مشاهده تراکنش · حذف.
تغییر گروهی وضعیت. با انتخاب چند چک، دکمۀ «تغییر گروهی وضعیت چکها» فعال میشود. چکها بر اساس وضعیت فعلی گروهبندی میشوند و برای هر گروه وضعیت مقصد، حساب انتقال و تاریخ تعیین میشود؛ نتیجۀ هر گروه با آیکن موفق یا ناموفق نشان داده میشود. برای «پاس شدن» دستهای چکهای یک روز، سریعترین راه است.
دیالوگ جزئیات چک نمای بصری برگۀ چک واقعی را با تاریخ به حروف، مبلغ به حروف، وجه و شبا نشان میدهد، بهعلاوۀ وضعیت و توضیحات. با انتخاب چند چک در همین فهرست، محاسبهگر راسگیری میانگین وزنی سررسید را همانجا نتیجه میدهد — بدون رفتن به صفحۀ راسگیری.
ثبت دریافت و ثبت پرداخت
قلب ماژول خزانهداری. یک تراکنش دریافت یا پرداخت با یک یا چند مدرک (چک، نقد، حواله، کارتخوان) ثبت و در پایان سند حسابداری صادر میشود. ویرایش یک تراکنش موجود هم همین ویزارد را باز میکند.
مرحلۀ ۱ — انتخاب طرف حساب
عنوان بسته به نوع: «انتخاب پرداختکننده» (دریافت) یا «انتخاب دریافتکننده» (پرداخت). تاریخ تراکنش قابل ویرایش است. فیلترها: دستهبندی اشخاص و نوع شخص. انتخاب حساب با کارد جستوجوی هوشمند و بارگذاری تدریجی؛ پس از انتخاب، کارت اطلاعات شخص (تلفن، کد ملی، شهر و استان) نمایش داده میشود.
بخش اختیاری انتخاب فاکتور: با باز کردن آکاردئون میتوانید فاکتور فروش یا خرید مرتبط را انتخاب کنید. با این کار حساب مشتری خودکار همگام میشود و مبلغ فاکتور بهعنوان «مبلغ هدف» تعیین میگردد.
مرحلۀ ۲ — ثبت مدارک
وقتی فاکتور انتخاب شده باشد، بالای صفحه نوار پیشرفت تسویه نشان داده میشود: مجموع مدارک، مبلغ فاکتور، باقیمانده و درصد تسویه، با هشدار در صورت تجاوز.
| نوع مدرک | میانبر | توضیح |
|---|---|---|
| چک | 1 | فرم به شکل یک برگۀ چک واقعی: تاریخ، بانک، سری و سریال، صیادی، مبلغ و وجه |
| نقد | 2 | مبلغ و حساب |
| حواله / برداشت | 3 | انواع: کارت به کارت، ساتنا، پایا، کارتخوان مستقیم |
| کارتخوان مستقیم (POS) | 4 | فقط در حالت دریافت؛ به دستگاه POS متصل میشود و وضعیت تراکنش را استعلام میکند |
| ثبت پیشرفته | A | ثبت همزمان چند مدرک و محاسبۀ خودکار اقساط چک |
جدول مدارک ثبتشده: ردیف، مبلغ، نوع، تاریخ، وضعیت تراکنش (برای POS)، انتخاب قالب سند و عملیات (مشاهدۀ تراکنش POS، تکرار تراکنش ناموفق، ویرایش، حذف). مجموع مدارک نمیتواند از مبلغ هدف بیشتر شود.
مرحلۀ ۳ — بازبینی و صدور سند
خلاصۀ طرف حساب و تعداد مدارک، با امکان بازگشت به مراحل قبل، و جدول نهایی مدارک. دو کلید مهم: «صدور سند» و «صدور سند به ازای هر مدرک». مقدار پیشفرض «صدور سند» از تنظیمات عمومی خوانده میشود.
میانبرهای صفحهکلید ویزارد: Enter تأیید و مرحلۀ بعد · Ctrl+Enter مرحلۀ بعد · Ctrl+Shift+Enter مرحلۀ قبل · 1 تا 4 انواع مدرک · A ثبت پیشرفته · Ctrl+S ذخیره · F1 راهنما.
مجوزها: دریافت انتقال و پرداخت انتقال (ساخت / خواندن / ویرایش / حذف) و «عملیاتی کردن» (همه یا مالکیت خود).
لیست و جزئیات دریافت و پرداخت
ستونها: شماره تراکنش · تاریخ سند · حساب · مبلغ کل · تعداد مدارک · توضیحات · وضعیت (پیشنویس یا قطعی) · عملیات. فیلترها: وضعیت، بازۀ تاریخ ایجاد، بازۀ تاریخ سند. عملیات: مشاهدۀ جزئیات، ویرایش (فقط پیشنویس)، حذف. راسگیری از داخل جدول هم در دسترس است.
جزئیات دریافت و پرداخت نمای فقطخواندنی یک تراکنش است: سرصفحه با آیکن جهت و دکمۀ «محاسبۀ راسگیری»، اطلاعات کلی (کد، تاریخ، مبلغ کل، وضعیت، طرف حساب، کد ملی، تلفن، تعداد مدارک، توضیحات)، اطلاعات فاکتور در صورت وجود، و جدول مدارک.
ثبت سریع دریافت و پرداخت ورودی مبتنی بر صفحهکلید برای اپراتورهای پرحجم است: کلید تعویض نوع سند، فیلدهای سربرگ (شماره سند خودکار، تاریخ، طرف حساب، حساب بانکی، شرح)، جدول ردیفهای مبلغ با نمایش جمع، و امکان ذخیرۀ پیشنویس. برای باز کردنش از جستوجوی سراسری (Ctrl+F) و تایپ «ثبت سریع» استفاده کنید.
راسگیری
راسگیری یعنی محاسبۀ یک تاریخ سررسید میانگین وزنی برای مجموعهای از مبالغ دارای سررسید، بههمراه میانگین تعداد روز از یک تاریخ مبنا و اعتبارسنجی در برابر حداکثر روز مجاز.
این صفحهها در منو نیستند. «محاسبه راسگیری» و «تاریخچه راسگیری» از سه راه باز میشوند: جستوجوی سراسری (Ctrl+F و تایپ «راسگیری»)، دکمۀ «محاسبۀ راسگیری» داخل صفحۀ جزئیات دریافت یا پرداخت، و محاسبهگر درونجدولی روی فهرست چکها. برای دسترسی روزمره، این صفحهها را به میانبرهای شخصی خود اضافه کنید.
محاسبه راسگیری
یک صفحۀ تبدار با پنج تب:
| تب | ورودی |
|---|---|
| دستی | ردیفهای آزاد سررسید و مبلغ |
| بر اساس تراکنش پرداخت | شماره تراکنش ← بارگذاری مدارک ← همه یا انتخابشده |
| بر اساس فاکتورها | انتخاب چند فاکتور |
| بر اساس آیتمهای فاکتور | انتخاب یک فاکتور ← انتخاب ردیفهای کالا |
| بر اساس شخص | انتخاب شخص ← نمایش محاسبات ذخیرهشدۀ او |
کارت تنظیمات (تب دستی): تاریخ مبنا، حداکثر روز مجاز (پیشفرض ۱۲۰)، عنوان محاسبه، توضیحات، و شخص یا فاکتور یا تراکنش مرتبط. جدول آیتمها: سررسید، شماره مرجع، مبلغ (با جداکنندۀ هزارگان)، روز از مبنا (چیپ رنگی)، توضیحات. یک الگوی اقساطی هم هست که هر ردیف را یک ماه بعد از ردیف قبل میسازد.
پیشنمایش زنده: نتیجه با تأخیر کوتاه خودکار محاسبه و در یک کارت نمایش داده میشود؛ کارت سبز یعنی داخل محدودۀ مجاز و قرمز یعنی خارج از آن. تاریخچۀ راسگیری محاسبههای ذخیرهشدۀ قبلی را نگه میدارد و برای هر شخص قابل بازخوانی است.
تحویل شیفت صندوق
تحویل صندوق بین دو کاربر، با صفحۀ منابع بهعنوان نقطۀ شروع، کارتابل سرپرست و فضای کار شیفت. سه مفهوم کلیدی: شمارش کور (مبلغ سیستمی از دید شمارنده پنهان میشود تا شمارش مستقل بماند)، وضعیتهای شیفت، و پیوندهای تسویه.
گردش کار: ثبت شمارش (با برگۀ اسکناس) ← اگر مغایرت هست، تأیید سرپرست ← تحویل به نفر بعد یا بستن شیفت. در حالت انبار، فیلد «موجودی اولیه (تنخواه)» نمایش داده نمیشود، شمارش کور پیشفرض روشن است و پیوند تسویه به سند انبارگردانی میرود نه سند حسابداری.
مجوزهای این ماژول
- حساب تفصیلی — برای بانک، صندوق و تنخواهها (ساخت / خواندن / ویرایش / حذف / بازگردانی).
- دستهچک و برگ چک — برای تعریف و ویرایش دستهچک.
- دریافت انتقال و پرداخت انتقال — بههمراه مجوز «عملیاتی کردن» (همه یا فقط مالکیت خود).
گردش کارهای نمونه
دریافت وجه از مشتری بابت یک فاکتور
ثبت دریافت ← انتخاب پرداختکننده ← باز کردن آکاردئون فاکتور و انتخاب فاکتور (مبلغ هدف تعیین میشود) ← ثبت مدارک ← بازبینی و صدور سند ← کنترل ستون «باقیمانده» فاکتور در فهرست فروش.
چرخۀ عمر یک چک دریافتی
چک با ثبت دریافت وارد میشود (وضعیت اولیه) ← انتقال به بانک با انتخاب حساب مقصد ← در سررسید، تغییر گروهی وضعیت به «پاسشده» ← در صورت برگشت، وضعیت برگشتی و بررسی اسناد مرتبط.
بستن ماه با مغایرتگیری بانکی
مغایرتگیری بانکی ← تطبیق تراکنشهای ثبتشده با صورتحساب بانک ← رفع اختلافها ← بستن جلسه ← کنترل دفاتر در دفتر روزنامه.
تحویل صندوق در پایان روز
تحویل شیفت ← ثبت شمارش با برگۀ اسکناس (شمارش کور) ← در صورت مغایرت، تأیید سرپرست ← تحویل به نفر بعد یا بستن شیفت.
پرسشهای رایج
نمیتوانم دستهچک بسازم.
حساب بانکی باید هم شماره حساب و هم شبا داشته باشد؛ اطلاعات حساب را تکمیل کنید.
تراکنش را نمیتوانم ویرایش کنم.
فقط تراکنش پیشنویس قابل ویرایش است؛ برای تراکنش قطعی از برگشت یا اصلاحیه استفاده کنید.
حساب را نمیتوانم حذف کنم.
حسابی که در تراکنش استفاده شده حذف نمیشود؛ ابتدا وابستگیها را بررسی کنید.
مجموع مدارک را بیشتر از مبلغ فاکتور نمیتوانم ثبت کنم.
درست است؛ مجموع مدارک نمیتواند از «مبلغ هدف» بیشتر شود و نوار پیشرفت تسویه در صورت تجاوز هشدار میدهد.
صفحۀ راسگیری را در منو پیدا نمیکنم.
در منو نیست. از جستوجوی سراسری، دکمۀ «محاسبۀ راسگیری» در جزئیات دریافت، یا محاسبهگر فهرست چکها استفاده کنید.
شیفت را نمیتوانم ببندم.
مغایرت دارید؛ برای بستن، تأیید سرپرست لازم است.
مبلغ سیستمی در شمارش دیده نمیشود.
شمارش کور فعال است — عمدی است تا شمارش شما مستقل بماند.