خرید و فروش دروازۀ ورود اطلاعات تجاری به کاریتم است. هر فاکتوری که اینجا نهایی میشود، همزمان سه اثر میگذارد: سند حسابداری صادر میشود، موجودی انبار جابهجا میشود، و حساب طرف مقابل (مشتری یا تأمینکننده) بهروز میشود. اگر فاکتور مشمول مالیات باشد، مسیر ارسال به سامانۀ مؤدیان هم از همینجا آغاز میشود.
به همین دلیل، این ماژول باید نقطۀ شروع آموزش هر کاربر جدید باشد: تقریباً همۀ مفاهیم دیگر سامانه (سند، انبار، خزانه، مالیات، مشتری) از دل یک فاکتور قابل توضیحاند.
ساختار ماژول
سمت فروش هفت صفحه دارد: فاکتور سریع، فروش جدید، فاکتورهای فروش، پیشفاکتورهای فروش، برگشت از فروش، فاکتورهای برگشتی فروش، گزارش جامع تحلیلی فروش.
سمت خرید پنج صفحه دارد: خرید جدید، فاکتورهای خرید، پیشفاکتورهای خرید، برگشت از خرید، فاکتورهای برگشتی خرید.
دو تفاوت عمده: «فاکتور سریع» و «گزارش جامع تحلیلی» فقط سمت فروش وجود دارند، چون فروش در بیشتر کسبوکارها پرتکرارتر و تحلیلبَرتر است.
وضعیتها
وضعیت فاکتور
| وضعیت | معنا | اثر مالی | اثر انباری | قابل ویرایش |
|---|---|---|---|---|
| پیشنویس | فاکتور در حال تنظیم؛ همان «پیشفاکتور» | ندارد | ندارد | بله |
| عملیاتی | فاکتور ثبت شده و در جریان است | دارد | دارد | محدود |
| نهایی شده | فاکتور تثبیت و بسته شده | دارد | دارد | فقط با اصلاحیه |
| ابطال شده | فاکتور باطل شده با اثر معکوس | معکوس شده | معکوس شده | خیر |
در پنل فیلتر صفحۀ فهرست، بهصورت پیشفرض دو وضعیت «عملیاتی» و «نهایی شده» انتخاب شدهاند. یعنی کاربر تازهوارد پیشنویسها را در فهرست اصلی نمیبیند، مگر آنکه فیلتر را تغییر دهد یا از صفحۀ «پیشفاکتورهای فروش» وارد شود.
وضعیت مالیاتی
با کلیک روی دکمۀ «وضعیت مالیاتی» در نوار ابزار فهرست، راهنمای رنگی این شش حالت باز میشود:
| وضعیت | معنا |
|---|---|
| ارسال نشده | هنوز به سامانۀ مؤدیان ارسال نشده |
| در انتظار پردازش | ارسال شده و منتظر پاسخ سامانۀ مالیاتی است |
| پذیرفته شده | سامانۀ مالیاتی صورتحساب را تأیید کرده |
| رد شده | سامانۀ مالیاتی رد کرده؛ خطا باید برطرف و فاکتور دوباره ارسال شود |
| ابطال شده | صورتحساب مالیاتی باطل شده |
| نامشخص | وضعیت قابل تعیین نیست — معمولاً خطای ارتباطی یا فاکتور غیرمشمول |
پیکربندی اعتبارنامۀ مالیاتی در «مدیریت ← مدیریت مالیات ← پیکربندی» انجام میشود و گزارش کلی ارسالها در «گزارش عملیات مالیاتی» دیده میشود.
صفحۀ «فاکتورهای فروش»
این صفحه الگوی مرجع همۀ فهرستهای سامانه است؛ هر چه اینجا یاد بگیرید در فهرست خرید، برگشتیها و بقیۀ ماژولها تکرار میشود.
ستونها
| ستون | پیشفرض | توضیح |
|---|---|---|
| شماره فاکتور | روشن | شمارۀ سریال فاکتور |
| عنوان | خاموش | عنوان توصیفی اختیاری فاکتور |
| مشتری | روشن | طرف حساب فاکتور |
| تاریخ | روشن | تاریخ صدور (شمسی) |
| تاریخ سر رسید | روشن | موعد تسویه |
| جمع مبالغ | روشن | مبلغ نهایی فاکتور |
| دریافت شده | روشن | مجموع دریافتیهای ثبتشده |
| باقیمانده | روشن | جمع مبالغ منهای دریافتشده |
| وضعیت | روشن | وضعیت فاکتور و نشان وضعیت مالیاتی |
| عملیات | روشن | منوی «گزینههای بیشتر» سطر |
چون ستون «عنوان» پیشفرض خاموش است، آیکن چرخدندۀ تنظیمات ستونها نشان «۱» را نشان میدهد؛ معنای این عدد همین است.
فیلترها و شمارندهها
پنل فیلتر (آیکن قیف) شامل «از تاریخ»، «تا تاریخ» و «وضعیت» است؛ وضعیت به شکل چیپهای چندانتخابی نمایش داده میشود. دو دکمۀ «اعمال» و «پاک کردن» در پایین پنل قرار دارند و تا «اعمال» را نزنید، تغییر فیلتر بیاثر است.
چهار شمارندۀ پایین جدول: کل تعداد کل رکوردها، بارگذاری شده آنچه تا این لحظه کشیده شده، باقیمانده بقیه، و فیلتر شده تعداد منطبق با فیلتر جاری. با اسکرول، دستۀ بعدی میآید.
منوی «گزینههای بیشتر» هر سطر
| گزینه | کارکرد |
|---|---|
| بارنامهها | مشاهده و ثبت بارنامۀ مرتبط با این فاکتور |
| تسویه فاکتور | ثبت دریافت برای این فاکتور؛ به جریان خزانهداری وصل میشود |
| مشاهده اسناد | نمایش سند یا اسناد حسابداری تولیدشده از این فاکتور |
| برگشت از فروش | آغاز فرایند برگشتی با پیشانتخاب همین فاکتور |
| نهاییسازی فاکتور | تثبیت فاکتور؛ پس از آن ویرایش فقط با اصلاحیه ممکن است |
| راسگیری چک | محاسبۀ تاریخ میانگین سررسید چکهای مربوط به این فاکتور |
| تاریخچه مالیاتی | سابقۀ ارسال، پاسخ و خطاهای سامانۀ مؤدیان برای این فاکتور |
محتوای این منو پویاست: گزینهها بر اساس وضعیت فاکتور و مجوزهای کاربر کم و زیاد میشوند. مثلاً «نهاییسازی فاکتور» روی فاکتور نهاییشده دیده نمیشود و «تاریخچه مالیاتی» بدون مجوز مالیاتی ظاهر نمیشود.
مجوزهای این صفحه
- خواندن همه یا خواندن مالکیت خود — برای دیدن فهرست
- ساخت — برای فاکتور جدید
- ویرایش همه یا ویرایش مالکیت خود · پاک کردن همه یا پاک کردن مالکیت خود
- خواندن حذفشدهها و بازگردانی — برای کار با حذفشدهها
- دو مجوز اختصاصی: اصلاحیه فاکتور فروش و ابطال فاکتور فروش
- بخش مالیاتی: اعمال مالیات در فاکتور، و برای دیدن اعتبارنامه، خواندن اعتبارنامه مالیاتی
«فروش جدید»
فرم کامل صدور فاکتور فروش، در سه ناحیه:
سرِ فاکتور
مشتری، تاریخ، تاریخ سررسید، عنوان، انبار مبدأ، ارز
اقلام
کالا یا خدمت، مقدار، واحد، قیمت واحد، تخفیف، مالیات
پای فاکتور
جمع اقلام، تخفیف کلی، مالیات، جمع مبالغ، توضیحات
- انتخاب کالا با جستوجوی نام یا اسکن بارکد انجام میشود. اگر کالا بچ دارد، انتخاب بچ الزامی است.
- قیمت واحد از آخرین قیمت فروش یا قیمت پایۀ کالا پیشنهاد میشود و قابل تغییر است.
- تخفیف را میتوان روی یک قلم یا روی کل فاکتور اعمال کرد.
- ذخیره بهعنوان پیشنویس، فاکتور را بدون اثر مالی و انباری نگه میدارد و در «پیشفاکتورهای فروش» قابل پیگیری است. «ثبت» آن را عملیاتی میکند و «نهاییسازی» آن را میبندد.
«فاکتور سریع»
نسخۀ سبک و صفحهکلیدمحور فرم فروش، طراحیشده برای صندوق و فروش حضوری پرتکرار. تفاوت اصلیاش با «فروش جدید» این است که برای سرعت بهینه شده: مشتری اختیاری است (فروش نقدی به مشتری متفرقه)، افزودن قلم با اسکن بارکد بدون کلیک انجام میشود، و تسویه در همان صفحه بدون رفتن به خزانهداری ثبت میگردد.
این صفحه معمولاً در کنار ماژول «نقاط خدمت» و «مدیریت درگاههای پرداخت / دستگاههای پوز» به کار میرود.
برگشت از فروش
گام اول یک انتخابگر فاکتور است: جعبۀ جستوجو با راهنمای «جستوجو بر اساس شماره، شخص یا مبلغ» و جدولی با ستونهای ردیف، شماره فاکتور، مشتری، تاریخ، جمع مبالغ و وضعیت. با کلیک روی یک سطر، بنر آبی بالای جدول به «فاکتور انتخاب شده: شمارۀ فاکتور — نام مشتری» تغییر میکند. پایین صفحه دو دکمۀ «تأیید» و «انصراف» قرار دارد.
شمارندۀ «کل» این صفحه با شمارندۀ صفحۀ «فاکتورهای فروش» یکی نیست، چون این فهرست بر اساس فاکتورهای واجد شرایط برگشت ساخته میشود، نه فیلتر پیشفرض فهرست فروش. تفاوت عدد، رفتار طبیعی و مورد انتظار است.
پس از «تأیید»، گام دوم باز میشود که در آن اقلام و مقادیر قابل برگشت انتخاب میشوند. برگشتی میتواند جزئی باشد؛ لازم نیست کل فاکتور برگردد.
اثر ثبت برگشتی: کالا به انبار برمیگردد، سند حسابداری معکوس ثبت میشود، بدهی مشتری کاهش مییابد، و در صورت مشمول بودن، اصلاحیه یا صورتحساب برگشتی مالیاتی تولید میشود. فهرست همۀ برگشتیها در «فاکتورهای برگشتی فروش» است.
سمت خرید
ساختار فرم «خرید جدید» آینۀ «فروش جدید» است با سه تفاوت: طرف حساب بهجای «مشتری»، فروشنده نام دارد؛ انبار مقصد بهجای انبار مبدأ انتخاب میشود؛ و قیمت واحد از آخرین قیمت خرید پیشنهاد میگردد. ثبت فاکتور خرید موجودی انبار را افزایش میدهد و بدهی به تأمینکننده ایجاد میکند.
| ویژگی | فهرست فروش | فهرست خرید |
|---|---|---|
| ستون طرف حساب | مشتری | فروشنده |
| ستون مبلغ دریافت / پرداخت | دریافت شده | مبلغ پرداختشده |
| دکمۀ «وضعیت مالیاتی» در نوار ابزار | دارد | ندارد |
| ستون عنوان | پیشفرض خاموش | پیشفرض روشن |
| ستون شماره فاکتور | پیشفرض روشن و پرشده | ستون هست ولی معمولاً خالی است |
هر سطر چهار کنش سریع دارد که مستقیماً روی سطر دیده میشود: گزینههای بیشتر (سهنقطه)، چاپ، ویرایش و مشاهده. همین چهار آیکن در فهرست فروش هم وجود دارد.
در فهرست فاکتورهای خرید، ستون «باحقوق» همان مبلغ پرداختشده است. هنگام آموزش کاربران همین معادل را بگویید تا این ستون را با مفاهیم منابع انسانی اشتباه نگیرند.
سایر صفحات خرید: پیشفاکتورهای خرید (همان فهرست خرید با فیلتر پیشنویس)، برگشت از خرید (با همان الگوی دومرحلهای سمت فروش) و فاکتورهای برگشتی خرید.
یک مجوز ویژۀ سمت خرید: ویرایش اجباری فاکتور تأیید شده (ادمین). این مجوز اجازه میدهد فاکتور خرید تأییدشده بدون طی مسیر اصلاحیه ویرایش شود. توصیه میشود فقط به یک یا دو نفر داده شود و در جلسۀ آموزش صریحاً دربارۀ ریسک ممیزی آن صحبت شود.
«گزارش جامع تحلیلی فروش»
قویترین صفحۀ تحلیلی این ماژول. ساختار صفحه از بالا به پایین:
نوار فیلتر
از تاریخ، تا تاریخ، انبار (فهرست کشویی) و «گروهبندی بر اساس» (پیشفرض: کالا). سه دکمه: مقایسه با دورۀ قبل، اعمال، پاک کردن. دکمۀ مقایسه، سری دادۀ دورۀ قبل را روی نمودارها میآورد تا رشد یا افت بهصورت چشمی دیده شود.
کارتهای شاخص
شش کارت در یک ردیف: درآمد کل (به تومان، همراه با درصد تغییر نسبت به دورۀ قبل)، کل فاکتورها (فقره)، میانگین ارزش سفارش (تومان)، مجموع مقدار (عدد)، کل رکوردها، و رشد فروش (درصد).
میانگین ارزش سفارش شاخصی است که مدیران فروش بیشترین علاقه را به آن دارند؛ در تحلیل عملکرد فروش حتماً به آن توجه کنید.
نمودارها و جدولها
- روند درآمد — نمودار سطحی زمانی، با امکان همپوشانی «دورۀ جاری» و «دورۀ قبل».
- سهم کانالهای فروش — نمودار دونات با راهنمای درصدی به تفکیک قلم.
- نمودار میلهای مقایسهای — مقایسۀ اقلام برتر، با دو میلۀ کنار هم برای دو دوره.
- جدولهای رتبهبندی — «برترینها» و «نیازمند توجه»، هر دو با سه ستون رتبه، کالا و درآمد و نمایش پنج ردیف. جدول دوم عمداً ضعیفترینها را نشان میدهد؛ کاربرد اصلیاش تصمیم دربارۀ تخفیف، تعدیل موجودی یا حذف قلم است.
«جزئیات عملکرد». جدول تفصیلی با ستونهای ردیف، نام نمایشی، کد نمایشی، مجموع مقدار، جمع مبالغ، مجموع تخفیف، مجموع مالیات، تعداد فاکتور، میانگین قیمت واحد، تاریخ اولین فاکتور و تاریخ آخرین فاکتور — با جعبۀ جستوجو، تنظیمات ستون و همان چهار شمارندۀ استاندارد.
چون «گروهبندی بر اساس» قابل تغییر است، همین جدول میتواند به گزارش عملکرد مشتری، فروشنده یا دستهبندی تبدیل شود. یعنی یک صفحه، چند گزارش.
چاپ فاکتور
آیکن چاپگر روی هر سطر، نمای چاپی فاکتور را در یک صفحۀ جداگانه و بدون منو باز میکند. قالب چاپ از تنظیمات سازمان (سربرگ، لوگو، مهر، متن پایانی) تغذیه میشود که در «سیستم ← تنظیمات عمومی» تعریف میگردد. خروجی PDF از همین نما گرفته میشود.
گردش کارهای نمونه
فروش نقدی سریع در صندوق
فاکتور سریع ← اسکن بارکد اقلام ← ثبت تسویه در همان صفحه ← چاپ رسید. کل مسیر بدون ترک صفحه.
فروش اعتباری با پیگیری وصول
فروش جدید ← تعیین تاریخ سررسید ← ثبت ← فاکتور در وضعیت عملیاتی میماند ← بعداً از منوی سطر «تسویه فاکتور» ← ستون باقیمانده صفر میشود ← نهاییسازی فاکتور.
فروش مشمول مالیات
فروش جدید با اعمال مالیات ← ثبت ← نهاییسازی ← ارسال به سامانۀ مؤدیان ← پیگیری در ستون وضعیت (ارسال نشده ← در انتظار پردازش ← پذیرفته شده) ← در صورت رد شدن، بررسی «تاریخچه مالیاتی» و ارسال مجدد.
برگشت جزئی کالا
برگشت از فروش ← جستوجوی فاکتور ← تأیید ← انتخاب اقلام و مقدار برگشتی ← ثبت ← بررسی نتیجه در «فاکتورهای برگشتی فروش» و «مشاهده اسناد».
چرخۀ خرید
خرید جدید ← انتخاب فروشنده و انبار مقصد ← ثبت اقلام ← ثبت ← پرداخت از خزانهداری ← نهاییسازی.
پرسشهای رایج
چرا فاکتوری که ثبت کردم در فهرست نیست؟
به احتمال زیاد پیشنویس است. فیلتر پیشفرض فهرست فقط «عملیاتی» و «نهایی شده» را نشان میدهد؛ از «پیشفاکتورهای فروش» ببینید یا چیپ وضعیت را تغییر دهید.
عدد «۱» روی آیکن چرخدنده یعنی چه؟
یعنی یک ستون از حالت پیشفرض خارج شده. در فهرست فروش این ستون «عنوان» است که پیشفرض خاموش است.
چرا نمیتوانم فاکتور نهاییشده را ویرایش کنم؟
طراحی همین است. برای تغییر باید «اصلاحیه» بزنید که مجوز جداگانه دارد، یا فاکتور را ابطال کنید.
خروجی اکسل فقط رکوردهای بارگذاریشده را میگیرد؟
خیر، خروجی بر پایۀ فیلتر جاری ساخته میشود؛ نیازی به اسکرول تا انتهای فهرست نیست.
«باقیمانده» با «دریافت شده» جمع نمیشود، اشکال کجاست؟
بررسی کنید دریافتهای ثبتشده در خزانهداری به همین فاکتور تخصیص خورده باشند؛ دریافت بدون تخصیص، مانده را کم نمیکند.
وضعیت مالیاتی «نامشخص» یعنی چه؟
یا خطای ارتباط با سامانۀ مؤدیان رخ داده یا فاکتور اصلاً مشمول نبوده. «تاریخچه مالیاتی» همان سطر، علت را نشان میدهد.
چرا در فهرست خرید دکمۀ وضعیت مالیاتی نیست؟
چون ارسال به سامانۀ مؤدیان مربوط به صورتحساب فروش است.