المبيعات والمشتريات هي بوابة دخول البيانات التجارية إلى كاريتم. كل فاتورة يتم إنهاؤها هنا تُحدث ثلاثة آثار في آنٍ واحد: يُصدَر مستند محاسبي، ويتحرك المخزون في المستودع، ويُحدَّث حساب الطرف المقابل (العميل أو المورّد). وإذا كانت الفاتورة خاضعة للضريبة، يبدأ من هنا أيضًا مسار الإرسال إلى نظام المكلفين الضريبي.
لهذا السبب، يجب أن تكون هذه الوحدة نقطة البداية لتدريب أي مستخدم جديد: فتقريبًا كل المفاهيم الأخرى في النظام (المستند، المستودع، الخزينة، الضريبة، العميل) يمكن شرحها من خلال فاتورة واحدة.
هيكل الوحدة
يضم جانب المبيعات سبع صفحات: الفاتورة السريعة، بيع جديد، فواتير المبيعات، فواتير المبيعات الأولية، مرتجع المبيعات، فواتير مرتجع المبيعات، والتقرير التحليلي الشامل للمبيعات.
ويضم جانب المشتريات خمس صفحات: شراء جديد، فواتير المشتريات، فواتير المشتريات الأولية، مرتجع المشتريات، وفواتير مرتجع المشتريات.
هناك فرقان رئيسيان: توجد صفحتا "الفاتورة السريعة" و"التقرير التحليلي الشامل" في جانب المبيعات فقط، لأن المبيعات في معظم الأعمال التجارية أكثر تكرارًا وأكثر قابلية للتحليل.
الحالات
حالة الفاتورة
| الحالة | المعنى | الأثر المالي | الأثر على المخزون | قابلة للتعديل |
|---|---|---|---|---|
| مسوّدة | الفاتورة قيد الإعداد؛ وهي نفسها "الفاتورة الأولية" | لا يوجد | لا يوجد | نعم |
| قيد التنفيذ | الفاتورة مسجَّلة وجارٍ العمل عليها | نعم | نعم | محدود |
| نهائية | الفاتورة مثبَّتة ومغلقة | نعم | نعم | فقط عبر مذكرة تعديل |
| ملغاة | الفاتورة أُلغيت مع أثر عكسي | معكوس | معكوس | لا |
في لوحة الفلترة الخاصة بصفحة القائمة، تكون الحالتان "قيد التنفيذ" و"نهائية" محدَّدتين افتراضيًا. أي أن المستخدم الجديد لا يرى المسوّدات في القائمة الرئيسية إلا إذا غيّر الفلتر أو دخل من صفحة "فواتير المبيعات الأولية".
الحالة الضريبية
بالنقر على زر "الحالة الضريبية" في شريط أدوات القائمة، يُفتح دليل ملوَّن لهذه الحالات الست:
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| لم تُرسَل | لم تُرسَل بعد إلى نظام المكلفين الضريبي |
| بانتظار المعالجة | أُرسلت وهي بانتظار رد النظام الضريبي |
| مقبولة | أكّد النظام الضريبي الفاتورة |
| مرفوضة | رفضها النظام الضريبي؛ يجب معالجة الخطأ وإعادة إرسال الفاتورة |
| ملغاة | أُلغيت الفاتورة الضريبية |
| غير معروفة | لا يمكن تحديد الحالة — عادةً بسبب خطأ في الاتصال أو لأن الفاتورة غير خاضعة للضريبة |
يتم إعداد اعتماد بيانات الضريبة من "الإدارة والنظام ← إدارة الضريبة ← الإعدادات"، ويمكن الاطلاع على التقرير الإجمالي لعمليات الإرسال في "تقرير العمليات الضريبية".
صفحة "فواتير المبيعات"
هذه الصفحة هي النمط المرجعي لجميع قوائم النظام؛ وكل ما تتعلمه هنا يتكرر في قائمة المشتريات وقوائم المرتجعات وبقية الوحدات.
الأعمدة
| العمود | افتراضيًا | الوصف |
|---|---|---|
| رقم الفاتورة | مفعَّل | الرقم التسلسلي للفاتورة |
| العنوان | معطَّل | عنوان وصفي اختياري للفاتورة |
| العميل | مفعَّل | الطرف صاحب الحساب في الفاتورة |
| التاريخ | مفعَّل | تاريخ الإصدار (الهجري الشمسي) |
| تاريخ الاستحقاق | مفعَّل | موعد التسوية |
| إجمالي المبلغ | مفعَّل | المبلغ النهائي للفاتورة |
| المستلَم | مفعَّل | مجموع المبالغ المستلَمة المسجَّلة |
| المتبقي | مفعَّل | إجمالي المبلغ ناقص المستلَم |
| الحالة | مفعَّل | حالة الفاتورة وشارة الحالة الضريبية |
| العمليات | مفعَّل | قائمة "خيارات إضافية" الخاصة بالسطر |
بما أن عمود "العنوان" معطَّل افتراضيًا، تُظهر أيقونة إعدادات الأعمدة (الترس) الرقم "١"؛ وهذا هو معنى هذا الرقم.
الفلاتر والعدادات
تتضمن لوحة الفلترة (أيقونة القمع) "من تاريخ" و"إلى تاريخ" و"الحالة"؛ وتُعرض الحالة على شكل رقائق (chips) متعددة الاختيار. يوجد زران "تطبيق" و"مسح" أسفل اللوحة، ولا يكون لتغيير الفلتر أي أثر ما لم تنقر على "تطبيق".
العدادات الأربعة أسفل الجدول: الإجمالي عدد السجلات الكلي، المحمَّل ما تم تحميله حتى هذه اللحظة، المتبقي الباقي، والمفلتَر عدد السجلات المطابقة للفلتر الحالي. ومع التمرير، تُحمَّل الدفعة التالية.
قائمة "خيارات إضافية" لكل سطر
| الخيار | الوظيفة |
|---|---|
| بوالص الشحن | عرض وتسجيل بوليصة الشحن المرتبطة بهذه الفاتورة |
| تسوية الفاتورة | تسجيل استلام لهذه الفاتورة؛ ويتصل بتدفق الخزينة |
| عرض المستندات | عرض المستند أو المستندات المحاسبية الناتجة عن هذه الفاتورة |
| مرتجع مبيعات | بدء عملية المرتجع مع تحديد هذه الفاتورة مسبقًا |
| إنهاء الفاتورة | تثبيت الفاتورة؛ وبعدها لا يكون التعديل ممكنًا إلا عبر مذكرة تعديل |
| احتساب متوسط استحقاق الشيكات | حساب متوسط تاريخ استحقاق الشيكات المرتبطة بهذه الفاتورة |
| السجل الضريبي | سجل عمليات الإرسال والردود والأخطاء من نظام المكلفين الضريبي لهذه الفاتورة |
محتوى هذه القائمة ديناميكي: تظهر الخيارات أو تختفي وفق حالة الفاتورة وصلاحيات المستخدم. فمثلًا، لا يظهر خيار "إنهاء الفاتورة" على فاتورة نهائية بالفعل، ولا يظهر "السجل الضريبي" دون صلاحية الضريبة.
صلاحيات هذه الصفحة
- قراءة الكل أو قراءة السجلات الخاصة — لعرض القائمة
- الإنشاء — لفاتورة جديدة
- تعديل الكل أو تعديل السجلات الخاصة · حذف الكل أو حذف السجلات الخاصة
- قراءة المحذوفات واستعادتها — للتعامل مع السجلات المحذوفة
- صلاحيتان مخصصتان: مذكرة تعديل فاتورة مبيعات وإلغاء فاتورة مبيعات
- القسم الضريبي: تطبيق الضريبة على الفاتورة، ولعرض بيانات الاعتماد، قراءة بيانات الاعتماد الضريبية
"بيع جديد"
نموذج إصدار فاتورة المبيعات الكامل، في ثلاثة أقسام:
رأس الفاتورة
العميل، التاريخ، تاريخ الاستحقاق، العنوان، مستودع المصدر، العملة
البنود
الصنف أو الخدمة، الكمية، الوحدة، سعر الوحدة، الخصم، الضريبة
تذييل الفاتورة
إجمالي البنود، الخصم الكلي، الضريبة، إجمالي المبلغ، الملاحظات
- يتم اختيار الصنف بالبحث عن الاسم أو بمسح الباركود. وإذا كان للصنف دفعات (batches)، يكون اختيار الدفعة إلزاميًا.
- يُقترَح سعر الوحدة من آخر سعر بيع للصنف أو من سعره الأساسي، وهو قابل للتغيير.
- يمكن تطبيق الخصم على بند واحد أو على الفاتورة بأكملها.
- الحفظ كمسوّدة يُبقي الفاتورة دون أثر مالي أو مخزوني، ويمكن متابعتها من "فواتير المبيعات الأولية". و"التسجيل" يجعلها قيد التنفيذ، بينما "الإنهاء" يغلقها.
"الفاتورة السريعة"
نسخة خفيفة تعتمد على لوحة المفاتيح من نموذج المبيعات، مصمَّمة لصندوق الدفع والمبيعات الحضورية المتكررة. الفرق الرئيسي بينها وبين "بيع جديد" هو أنها مُحسَّنة للسرعة: العميل اختياري (بيع نقدي لعميل عابر)، وإضافة البند تتم بمسح الباركود دون نقر، وتُسجَّل التسوية في الصفحة نفسها دون الانتقال إلى الخزينة.
تُستخدَم هذه الصفحة عادةً إلى جانب وحدة "نقاط الخدمة" و"إدارة بوابات الدفع / أجهزة نقاط البيع".
مرتجع المبيعات
الخطوة الأولى هي محدِّد للفواتير: مربع بحث مع تلميح "البحث حسب الرقم أو الطرف أو المبلغ"، وجدول بأعمدة الرقم التسلسلي ورقم الفاتورة والعميل والتاريخ وإجمالي المبلغ والحالة. وبالنقر على سطر، يتحول الشريط الأزرق أعلى الجدول إلى "الفاتورة المختارة: رقم الفاتورة — اسم العميل". وفي أسفل الصفحة زران "تأكيد" و"إلغاء".
عداد "الإجمالي" في هذه الصفحة ليس مطابقًا لعداد صفحة "فواتير المبيعات"، لأن هذه القائمة تُبنى بناءً على الفواتير المؤهَّلة للإرجاع، لا وفق فلتر قائمة المبيعات الافتراضي. والفرق في الرقم سلوك طبيعي ومتوقَّع.
بعد النقر على "تأكيد"، تُفتَح الخطوة الثانية التي تُختار فيها البنود والكميات القابلة للإرجاع. ويمكن أن يكون المرتجع جزئيًا؛ فليس من الضروري إرجاع الفاتورة بأكملها.
أثر تسجيل المرتجع: تعود البضاعة إلى المستودع، ويُسجَّل مستند محاسبي عكسي، وينخفض دَين العميل، وفي حال كانت الفاتورة خاضعة للضريبة، تُولَّد مذكرة تعديل أو فاتورة مرتجع ضريبية. وقائمة كل المرتجعات موجودة في "فواتير مرتجع المبيعات".
جانب المشتريات
هيكل نموذج "شراء جديد" هو مرآة لنموذج "بيع جديد" مع ثلاثة فروق: يُسمّى الطرف المقابل "البائع" بدلًا من "العميل"؛ ويُختار مستودع الوجهة بدلًا من مستودع المصدر؛ ويُقترَح سعر الوحدة من آخر سعر شراء. وتسجيل فاتورة الشراء يزيد مخزون المستودع وينشئ دَينًا للمورّد.
| الميزة | قائمة المبيعات | قائمة المشتريات |
|---|---|---|
| عمود الطرف المقابل | العميل | البائع |
| عمود المبلغ المستلَم / المدفوع | المستلَم | المبلغ المدفوع |
| زر "الحالة الضريبية" في شريط الأدوات | موجود | غير موجود |
| عمود العنوان | معطَّل افتراضيًا | مفعَّل افتراضيًا |
| عمود رقم الفاتورة | مفعَّل افتراضيًا وممتلئ | العمود موجود لكنه فارغ غالبًا |
لكل سطر أربعة إجراءات سريعة تظهر مباشرة على السطر: خيارات إضافية (النقاط الثلاث)، طباعة، تعديل، وعرض. وتوجد الأيقونات الأربع نفسها في قائمة المبيعات أيضًا.
في قائمة فواتير المشتريات، عمود "شامل الراتب" هو نفسه المبلغ المدفوع. عند تدريب المستخدمين، اذكر هذا التكافؤ حتى لا يخلطوا بين هذا العمود ومفاهيم الموارد البشرية.
صفحات المشتريات الأخرى: فواتير المشتريات الأولية (نفس قائمة المشتريات مع فلتر المسوّدات)، مرتجع المشتريات (بنفس النمط ذي الخطوتين المستخدَم في جانب المبيعات)، وفواتير مرتجع المشتريات.
صلاحية خاصة بجانب المشتريات: التعديل الإجباري لفاتورة مؤكَّدة (المسؤول). تسمح هذه الصلاحية بتعديل فاتورة شراء مؤكَّدة دون المرور بمسار مذكرة التعديل. يُوصى بمنحها لشخص أو شخصين فقط، وبمناقشة مخاطر التدقيق المرتبطة بها صراحةً أثناء جلسة التدريب.
"التقرير التحليلي الشامل للمبيعات"
أقوى صفحة تحليلية في هذه الوحدة. هيكل الصفحة من الأعلى إلى الأسفل:
شريط الفلاتر
من تاريخ، إلى تاريخ، المستودع (قائمة منسدلة)، و"التجميع حسب" (الافتراضي: الصنف). ثلاثة أزرار: مقارنة بالفترة السابقة، تطبيق، مسح. زر المقارنة يُدرج سلسلة بيانات الفترة السابقة على الرسوم البيانية لتُرى الزيادة أو الانخفاض بصريًا.
بطاقات المؤشرات
ست بطاقات في صف واحد: إجمالي الإيراد (بالتومان، مع نسبة التغيّر مقارنةً بالفترة السابقة)، إجمالي الفواتير (عدد)، متوسط قيمة الطلب (بالتومان)، إجمالي الكمية (رقم)، إجمالي السجلات، ونمو المبيعات (نسبة مئوية).
متوسط قيمة الطلب هو المؤشر الذي يوليه مديرو المبيعات أكبر اهتمام؛ فاحرص على الانتباه إليه عند تحليل أداء المبيعات.
الرسوم البيانية والجداول
- اتجاه الإيراد — رسم بياني مساحي زمني، مع إمكانية تراكب "الفترة الحالية" و"الفترة السابقة".
- حصة قنوات المبيعات — رسم بياني دائري مفرَّغ (دونات) مع دليل نسب مئوية مقسَّم حسب الصنف.
- الرسم البياني الشريطي المقارن — مقارنة أبرز الأصناف، بشريطين متجاورين للفترتين.
- جداول الترتيب — "الأفضل أداءً" و"يحتاج إلى اهتمام"، ولكلٍّ منهما ثلاثة أعمدة (الترتيب، الصنف، والإيراد) وتعرض خمسة صفوف. الجدول الثاني يُظهر عمدًا الأضعف أداءً؛ واستخدامه الأساسي هو اتخاذ قرار بشأن الخصم أو تعديل المخزون أو حذف الصنف.
"تفاصيل الأداء". جدول تفصيلي بأعمدة الرقم التسلسلي، الاسم المعروض، الرمز المعروض، إجمالي الكمية، إجمالي المبلغ، إجمالي الخصم، إجمالي الضريبة، عدد الفواتير، متوسط سعر الوحدة، تاريخ أول فاتورة، وتاريخ آخر فاتورة — مع مربع بحث وإعدادات أعمدة والعدادات القياسية الأربعة نفسها.
بما أن "التجميع حسب" قابل للتغيير، يمكن لهذا الجدول نفسه أن يتحول إلى تقرير أداء للعميل أو البائع أو الفئة. أي أن صفحة واحدة تنتج عدة تقارير.
طباعة الفاتورة
تفتح أيقونة الطابعة الموجودة على كل سطر طريقة عرض الطباعة الخاصة بالفاتورة في صفحة منفصلة بلا قائمة. وتُغذَّى صيغة الطباعة من إعدادات المؤسسة (الترويسة، الشعار، الختم، النص الختامي) المعرَّفة في "النظام ← الإعدادات العامة". وتُؤخَذ مخرجات PDF من طريقة العرض هذه نفسها.
سير عمل نموذجي
بيع نقدي سريع عند الصندوق
الفاتورة السريعة ← مسح باركود البنود ← تسجيل التسوية في الصفحة نفسها ← طباعة الإيصال. المسار بأكمله دون مغادرة الصفحة.
بيع آجل مع متابعة التحصيل
بيع جديد ← تحديد تاريخ الاستحقاق ← التسجيل ← تبقى الفاتورة في حالة قيد التنفيذ ← لاحقًا من قائمة السطر "تسوية الفاتورة" ← يصبح عمود المتبقي صفرًا ← إنهاء الفاتورة.
بيع خاضع للضريبة
بيع جديد مع تطبيق الضريبة ← التسجيل ← الإنهاء ← الإرسال إلى نظام المكلفين الضريبي ← المتابعة في عمود الحالة (لم تُرسَل ← بانتظار المعالجة ← مقبولة) ← في حال الرفض، مراجعة "السجل الضريبي" وإعادة الإرسال.
إرجاع جزئي لبضاعة
مرتجع مبيعات ← البحث عن الفاتورة ← تأكيد ← اختيار البنود والكمية المرتجَعة ← التسجيل ← مراجعة النتيجة في "فواتير مرتجع المبيعات" و"عرض المستندات".
دورة الشراء
شراء جديد ← اختيار البائع ومستودع الوجهة ← تسجيل البنود ← التسجيل ← الدفع من الخزينة ← الإنهاء.
الأسئلة الشائعة
لماذا لا تظهر الفاتورة التي سجّلتها في القائمة؟
على الأرجح أنها مسوّدة. الفلتر الافتراضي للقائمة يعرض فقط الحالتين "قيد التنفيذ" و"نهائية"؛ راجع "فواتير المبيعات الأولية" أو غيّر رقاقة الحالة.
ماذا يعني الرقم "١" على أيقونة الترس؟
يعني أن عمودًا واحدًا خرج عن حالته الافتراضية. في قائمة المبيعات، هذا العمود هو "العنوان" المعطَّل افتراضيًا.
لماذا لا أستطيع تعديل فاتورة منتهية؟
هذا هو التصميم المقصود. للتغيير، يجب إصدار "مذكرة تعديل" التي لها صلاحية منفصلة، أو إلغاء الفاتورة.
هل يأخذ تصدير Excel السجلات المحمَّلة فقط؟
لا، يُبنى التصدير بناءً على الفلتر الحالي؛ ولا حاجة للتمرير حتى نهاية القائمة.
"المتبقي" لا يتوافق مجموعه مع "المستلَم"، أين المشكلة؟
تحقق من أن المبالغ المستلَمة المسجَّلة في الخزينة قد خُصِّصت لهذه الفاتورة بالذات؛ فالاستلام غير المخصَّص لا يخفِّض الرصيد.
ماذا تعني الحالة الضريبية "غير معروفة"؟
إمّا أن خطأ في الاتصال بنظام المكلفين الضريبي قد حدث، أو أن الفاتورة لم تكن خاضعة للضريبة أصلًا. ويوضح "السجل الضريبي" لهذا السطر السبب.
لماذا لا يوجد زر الحالة الضريبية في قائمة المشتريات؟
لأن الإرسال إلى نظام المكلفين الضريبي يخص فواتير المبيعات.