منابع انسانی

منابع انسانی در کاریتم یک زنجیرۀ کامل است، نه چند صفحۀ مستقل: شخص ← کارمند ← قرارداد ← حکم کارگزینی، و در کنارش شیفت ← برنامۀ کاری ← تردد ← پردازش گزارش حضور، مرخصی و اضافه‌کاری، و در انتها دورۀ حقوقی + عناصر حقوقی ← فیش حقوقی ← سند حسابداری.

سه نکته که باید در آموزش تأکید شود:

1. کارمند بر پایۀ شخص ساخته می‌شود. اگر شخصی نقش «کارمندان» را نداشته باشد، در فهرست کارمندان دیده نمی‌شود.
2. فیش حقوقی محصول نهایی است و ورودی‌اش از سه جا می‌آید: حکم کارگزینی (مبلغ پایه)، حضور و غیاب (کارکرد، تأخیر، اضافه‌کاری) و مرخصی (با حقوق / بدون حقوق).
3. مراکز لایۀ محدوده‌بندی سازمانی است. انتخابگر «مرکز» در نوار بالای سامانه تعیین می‌کند کاربر داده‌های کدام شعبه یا واحد را می‌بیند.

ساختار منو

در سه صفحه، عنوان داخل صفحه با عنوان منو یکسان نیست:

کارمندان و مراکز

«لیست کارمندان» ستون‌ها: # · کد پرسنلی · نام · نام خانوادگی · کد ملی · بخش · سمت · نوع قرارداد · تاریخ. صفحه‌بندی کلاسیک با ۲۰ ردیف. ستون‌های بخش و سمت از ساختار سازمانی (مراکز و شغل‌ها) تغذیه می‌شوند و نوع قرارداد از قرارداد فعال کارمند.

«مراکز» چیدمان دو ستونی: درخت مراکز با جست‌وجو، و جدول با ستون‌های نام، مرکز والد، تعداد زیرمجموعه، فعال رسمی، فعال، عملیات. مرکز واحد سازمانی است: شعبه، دپارتمان، فروشگاه یا مرکز هزینه، و ساختار سلسله‌مراتبی دارد.

«تقویم تعطیلات»

این صفحه امروز درست کنار «مراکز» است — هر دو زیرمجموعهٔ «ساختار سازمانی» در منوی مدیریت‌اند، نه زیر منابع انسانی. با این حال محتوایش مستقیم به منابع انسانی مربوط می‌شود: فهرست روزهای غیرکاری سازمان (نوروز، تعطیلات رسمی، تعطیلی‌های خاص شرکت) که قاعده‌های هزینه امروز، و شیفت‌بندی در آینده، از همین‌جا می‌خوانند.

حضور و غیاب

«مدیریت شیفت ها»

نمونه: «شیفت صبح - ۰۴:۳۰» از ۰۴:۳۰:۰۰ تا ۱۲:۳۰:۰۰ با تأخیر مجاز ۱۵ و تعجیل مجاز ۱۰ دقیقه؛ «شیفت شب - ۲۲:۰۰» از ۲۲:۰۰:۰۰ تا ۰۶:۰۰:۰۰ با استراحت ۳۰ دقیقه و کلید شیفت شب روشن.

«برنامه‌ریزی کاری» (تولید برنامه کاری)

یک فرم تولید دسته‌ای است، نه یک فهرست:

دکمۀ تولید برنامه برای کل بازه و کل کارمندان انتخاب‌شده یکجا برنامه می‌سازد. برای تیم ده‌نفره در یک ماه، یعنی حدود ۲۶۰ رکورد با یک کلیک.

«دستگاه‌های حضور و غیاب»

ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · کد دستگاه · نام · نوع دستگاه · آدرس IP · محل نصب · مورد اعتماد · وضعیت · عملیات. نوع دستگاه چیپ می‌گیرد (مثلاً اثر انگشت) و کد دستگاه با الگوی ATTDEV-n خودکار ساخته می‌شود.

ستون «مورد اعتماد» تعیین می‌کند آیا ترددهای این دستگاه بدون بازبینی پذیرفته شوند — همان چیزی که در صفحۀ «ثبت و ورود خروج» با نشان «حالت دستگاه معتمد فعال است» بازتاب پیدا می‌کند.

«ثبت و ورود خروج» (کنترل ورود و خروج کاربر)

زیرعنوان: «ثبت دستی، اصلاح ورود، گروهی و پایش وضعیت پردازش لاگ‌های خام حضور». بنر اطلاع‌رسانی: «لیست ورود و خروج فقط برای کارمند انتخاب‌شده نمایش داده می‌شود» — یعنی این صفحه بدون انتخاب کارمند داده نشان نمی‌دهد.

چهار کارت شاخص: ورود · خروج · پردازش‌شده · تکراری‌ها. نوار ابزار: ثبت لاگ (+) · ورود گروهی · بازآوری · نشان «حالت دستگاه معتمد فعال است» · فیلتر · تنظیمات ستون‌ها. ستون‌ها: # · کارمند · زمان ثبت · جهت (چیپ ورود سبز / خروج قرمز) · شناسه دستگاه · دستگاه · وضعیت · منبع · عملیات.

«پردازش گزارش حضور»

فیلترها: از تاریخ · تا تاریخ · کارکنان منتخب (چندانتخابی، با شمارندۀ «تعداد انتخاب شده: n نفر») · دکمۀ تولید گزارش. سه نمودار: درصد حضور کارکنان (میله‌ای، محور ۰ تا ۱۰۰٪)، بیشترین تأخیر (ساعت)، توزیع وضعیت حضور (دایره‌ای). هر نمودار پیوند «نمایش همه» دارد.

جدول «جزئیات گزارش»: کد پرسنلی · نام کامل · درصد حضور · تأخیر (ساعت) · روزهای مرخصی · اضافه‌کاری (ساعت) · اضافه‌کاری تأییدنشده. ستون «اضافه‌کاری تأییدنشده» جداگانه نمایش داده می‌شود تا مدیر بداند چه مقدار اضافه‌کاری ثبت شده که هنوز در فیش حقوقی قابل احتساب نیست.

«درخواست‌های اضافه‌کاری»

ستون‌ها: # · کارمند · تاریخ اضافه‌کاری · اضافه‌کاری (ساعت) · دلیل · وضعیت · عملیات. پنج کنش در ستون عملیات: حذف · ویرایش · لغو · رد · تأیید. وضعیت آغازین درخواست «در انتظار تأیید» است.

تفکیک «لغو» از «رد» عمدی است: لغو کار درخواست‌دهنده است و رد کار تأییدکننده.

مدیریت مرخصی

مرخصی روی سه لایه ساخته شده و ترتیبشان کلید پیکربندی درست است: انواع مرخصی (چه نوع مرخصی‌هایی داریم؟) ← سیاست‌های مرخصی (هر نوع چقدر و چگونه تعلق می‌گیرد؟) ← موجودی مرخصی (ماندۀ هر کارمند چقدر است؟) ← درخواست‌های مرخصی (چه کسی چه زمانی مرخصی گرفت؟).

«انواع مرخصی»

ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · نام · کد · رنگ · باحقوق · قابل انتقال به دورۀ بعد · نیاز به تأیید · حداقل روز اطلاع قبلی · فعال است · عملیات. ستون «باحقوق» چیپ دوحالته دارد و تعیین می‌کند مرخصی در فیش حقوقی کسر شود یا نه. «حداقل روز اطلاع قبلی» یعنی کارمند حداقل چند روز پیش‌تر باید درخواست بدهد (مقادیر متداول ۰، ۱ و ۷).

«سیاست‌های مرخصی»

ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · نام · نوع مرخصی · نرخ تعلق ماهانه · حداکثر تعلق سالانه · اجازه موجودی منفی · احتساب تعطیلات · تبدیل به نقد · فعال است · عملیات. نمونۀ متداول: نرخ تعلق ماهانه ۲٫۵ و حداکثر تعلق سالانه ۳۰ — الگوی استاندارد مرخصی استحقاقی ایران.

«موجودی مرخصی»

صفحه‌ای عملیاتی با یک نوار جست‌وجو (کارمند · سال · ماه) و سه کارت اقدام:

«درخواست‌های مرخصی» ستون‌ها: # · کارمند · نوع مرخصی · تاریخ شروع · تاریخ پایان · روز · وضعیت · عملیات. جریان تأیید مشابه اضافه‌کاری است و به مجوزهای «درخواست‌های زمانی» و «تأیید درخواست‌های زمانی» گره خورده است.

حقوق و دستمزد

«دوره‌های حقوقی»

ستون‌ها: # · نام · سال · ماه · تاریخ شروع · تاریخ پایان · وضعیت · عملیات. سه وضعیت:

ستون عملیات دو آیکن دارد: سند (سند حسابداری دوره) و قفل. روش کار پیشنهادی: پس از «محاسبه حقوق» و پیش از تأیید دوره، مجموع ناخالص و تعداد فیش‌های تولیدشده را بازبینی کنید. همچنین قالب مقدار ستون سال را در همۀ دوره‌ها یکسان نگه دارید تا فهرست دوره‌ها قابل مقایسه بماند.

«عناصر حقوقی»

اجزای سازندۀ فیش حقوقی: مزد، مزایا، کسور. ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · نام · کد · نوع · مبلغ ثابت · ترتیب · دارای فرمول · عنصر سیستمی · وضعیت · عملیات.

دو دکمۀ بالای صفحه: «افزودن عنصر حقوقی» و «ساخت با هوش مصنوعی» (تولید عنصر به کمک دستیار هوش مصنوعی سامانه) — همان الگویی که در الگوهای سند هم دیده می‌شود: هوش مصنوعی به‌عنوان دستیار پیکربندی، نه جایگزین بازبینی شما.

«فیش حقوقی»

صفحه‌ای وابسته به انتخاب: کارمند + دوره + دکمۀ جست‌وجو. پیش از انتخاب، حالت خالی نمایش داده می‌شود: «برای مشاهده فیش حقوقی، کارمند و دوره را انتخاب کنید». این طراحی عمدی است — فیش حقوقی دادۀ حساسی است و نباید به‌صورت فهرست باز نمایش داده شود.

«سیاست‌های قانونی»

پارامترهای قانون کار و بیمه به تفکیک کشور. ستون‌ها: # · جعبۀ انتخاب · کد کشور · نام · نرخ بیمه سهم کارمند · نرخ بیمه کارفرما · ضریب اضافه‌کاری · سقف حقوق مشمول · فرمول مالیات · فعال است · عملیات.

برای ایران، ضریب اضافه‌کاری ۱٫۴ مطابق مادۀ ۵۹ قانون کار است (۴۰٪ اضافه بر مزد ساعتی).

قرارداد و احکام

• «قالب‌های قرارداد» — نام قالب، کد قالب (الگوی TPL-00xx، خودکار)، نوع قرارداد هدف (دائم، همه انواع، انواع دیگر مثل موقت، آزمایشی، پاره‌وقت)، وضعیت، تاریخ ایجاد. کنش‌ها: حذف · رندر / تولید از قالب · مشاهده · ویرایش.
• «لیست قراردادهای کارمندان» — کد پرسنلی، نام کامل، نوع قرارداد، تاریخ شروع، تاریخ پایان، وضعیت، عملیات (مشاهده، ابطال). مقدار «نامحدود» در تاریخ پایان برای قراردادهای دائم استفاده می‌شود.
• «احکام کارگزینی» — سند رسمی تغییر شرایط استخدامی: افزایش حقوق، ارتقاء، انتقال، تغییر سمت. ستون‌ها: شماره حکم، کد پرسنلی، نوع حکم، تاریخ اجرا، وضعیت. دو دکمه: «ایجاد حکم جدید» از صفر و «ایجاد حکم از قرارداد» که فیلدها را از قرارداد موجود پر می‌کند.

چرخۀ عمر حکم پنج مجوز جداگانه دارد که هنگام تعریف نقش‌ها باید از هم تفکیک شوند: ارسال جهت تأیید · تأیید · فعال‌سازی · لغو · ویرایش. یعنی کارشناس منابع انسانی حکم را می‌نویسد، مدیر تأیید می‌کند و حکم در تاریخ اجرا خودکار فعال می‌شود.

رفاه و امور کارکنان

این گروه سه موضوع جداست که فقط زیر یک عنوان جمع شده‌اند: هزینه و مأموریت کارکنان، مزایای رفاهی، و اموالی که سازمان در اختیار کارکنان می‌گذارد.

هزینه و مأموریت

«صورت‌حساب هزینه» تنها صفحهٔ این گروه است که گردش تأیید واقعی دارد؛ بقیهٔ صفحه‌های این ماژول فقط فهرست و فرم ساده‌اند. صورت‌حساب از چند «ردیف هزینه» (تاریخ، دسته، مبلغ، شرح، نشانی رسید) تشکیل می‌شود و مبلغ کل را خودِ سرور از جمع ردیف‌ها می‌سازد — این فیلد در فرم قابل ویرایش نیست.

«درخواست‌های مأموریت» فرم مشابهی دارد (مقصد، بازهٔ زمانی، هزینهٔ برآوردی، هدف مأموریت) با وضعیت پیش‌نویس، ثبت‌شده، تأیید شده، رد شده، انجام‌شده یا لغو شده؛ اما بر خلاف صورت‌حساب هزینه، دکمهٔ تأیید یا رد جداگانه ندارد و تغییر وضعیت فقط از داخل فرم ویرایش انجام می‌شود.

مزایا

«طرح‌های مزایا» فهرست طرح‌هایی است که سازمان ارائه می‌دهد (درمان، دندان‌پزشکی، بیمهٔ عمر، بازنشستگی، ایاب‌وذهاب، غذا، مسکن و…) با سهم کارفرما و سهم کارمند. سهم می‌تواند مبلغ ثابت یا درصدی از حقوق باشد؛ این را فیلد «واحد سهم» طرح تعیین می‌کند.

«عضویت در طرح مزایا» عضویت هر کارمند در یک طرح را با وضعیت در انتظار، فعال، معلق یا پایان‌یافته، و تاریخ عضویت و پایان ثبت می‌کند.

اموال

«اموال سازمان» دفتر دارایی‌های قابل‌تحویل است (لپ‌تاپ، خودرو، ابزار و…) با کد، نام، دسته، شمارهٔ سریال، تاریخ و بهای خرید، و وضعیت آمادهٔ تحویل، تحویل‌شده، در تعمیر، از رده خارج یا مفقود. «تحویل اموال به کارکنان» رکورد تحویل و بازگشت هر قلم را نگه می‌دارد: کدام کارمند، از چه تاریخی، و وضعیت تحویل‌شده، بازگردانده‌شده، مفقود یا آسیب‌دیده، به‌همراه یادداشت وضعیت.

رسیدگی به تخلفات و شکایات

دو دفتر جداگانه: «پرونده‌های انضباطی» برای اقداماتی که سازمان روی یک کارمند می‌گیرد، و «شکایت‌های کارکنان» برای شکایتی که خودِ کارمند مطرح می‌کند. هر دو صفحهٔ فهرست و فرم ساده‌اند؛ تغییر وضعیت فقط از داخل فرم ویرایش انجام می‌شود، نه با دکمهٔ تأیید یا رد جداگانه.

ساختار سازمانی و مشاغل

چهار جدول مرجع که بقیهٔ منابع انسانی به آن‌ها ارجاع می‌دهد: مشاغل، رتبه‌های شغلی، پست‌های سازمانی و مراکز هزینه.

پروندهٔ کارمند

این صفحه فقط با انتخاب یک کارمند از بالای صفحه فعال می‌شود؛ پیش از آن پیام «برای دیدن پرونده، اول یک کارمند را انتخاب کنید» نمایش داده می‌شود. پس از انتخاب، یک نوار خلاصه (کد پرسنلی، نام کامل، کد ملی، عنوان شغل، تاریخ استخدام، موبایل، ایمیل) و شش تب زیر آن می‌آید:

جذب و استخدام

یک زنجیرهٔ شش‌مرحله‌ای که هر مرحله به مرحلهٔ قبل ارجاع می‌دهد: درخواست نیرو ← آگهی شغلی ← متقاضی ← درخواست شغل ← مصاحبه ← پیشنهاد کاری. هر صفحه فقط فهرست و فرم ساده است؛ تغییر وضعیت از داخل فرم ویرایش انجام می‌شود، بدون دکمهٔ تأیید یا رد جداگانه.

مدیریت عملکرد

چرخهٔ ارزیابی روی سه لایه ساخته می‌شود: دورهٔ ارزیابی (بازهٔ زمانی) ← اهداف هر کارمند در آن دوره ← ارزیابی نهایی هر کارمند. شایستگی‌ها یک واژه‌نامهٔ جداست و مستقیم به فرم ارزیابی وصل نیست.

آموزش

سه لایه به همان الگوی مرخصی و استخدام: دورهٔ آموزشی (کاتالوگ) ← جلسهٔ آموزشی (برگزاری واقعی یک دوره در یک بازهٔ زمانی) ← ثبت‌نام (کارمندی که در یک جلسه شرکت می‌کند).

انطباق و پایان خدمت

سه صفحهٔ مستقل: داشبورد منابع انسانی، محاسبهٔ سنوات و خط‌مشی‌های منابع انسانی.

«داشبورد منابع انسانی» چند کارت آماری (کل کارکنان، کارکنان فعال، استخدام‌های جدید، خروج از خدمت، درخواست‌های استخدام باز، مرخصی‌ها و درخواست‌های تردد در انتظار، پرونده‌های باز) و یک فهرست میله‌ای «تعداد کارکنان به تفکیک مرکز» را نشان می‌دهد.

«محاسبهٔ سنوات» یک فهرست معمولی از محاسبه‌های ثبت‌شده است (کارمند، تاریخ استخدام، تاریخ محاسبه، سال‌های خدمت، حقوق پایه، ضریب، مبلغ سنوات، وضعیت پیش‌نویس تا محاسبه‌شده، تأییدشده، ثبت‌در‌دفاتر یا لغوشده) به‌همراه دکمهٔ جداگانهٔ «ماشین‌حساب سنوات».

«خط‌مشی‌های منابع انسانی» یک انبار کد/مقدار ساده برای قواعد سازمان است (نام، دسته‌بندی، مقدار خط‌مشی به‌صورت متن آزاد، فعال). قالب مقدار خط‌مشی از پیش تعریف نشده و سامانه آن را تفسیر نمی‌کند؛ فقط ذخیره و نمایش می‌دهد.

مجوزهای این ماژول

منابع انسانی گسترده‌ترین پوشش مجوزی سامانه را دارد. حوزه‌های مرتبط: پروندۀ کارمند · مراکز · شیفت و برنامۀ کاری · تردد و دستگاه‌ها · درخواست‌های زمانی و تأیید آن‌ها · قرارداد و قالب قرارداد · احکام کارگزینی · سیاست‌ها · تحلیل منابع انسانی · استخدام، ارزیابی عملکرد و آموزش · هزینه و مزایا · پرونده‌های انضباطی و تسویه‌حساب · ساختار شغلی و مراکز هزینه.

مجوزهای اختصاصی مهم: احکام (ارسال جهت تأیید · تأیید · فعال‌سازی · لغو)، قرارداد (رندر قالب)، تردد (پردازش ورود خروج · دریافت خلاصۀ تردد؛ همه یا مالکیت خود)، درخواست‌های زمانی (تأیید · رد)، تحلیل (مشاهدۀ داشبورد منابع انسانی؛ همه یا مالکیت خود).

تفکیک «همه» از «مالکیت خود» در حوزۀ تردد و داشبورد یعنی کارمند می‌تواند فقط کارکرد خودش را ببیند و مدیر کارکرد کل تیم را. این پایۀ «پرتال کارمند» است.

گردش کارهای نمونه

پرسش‌های رایج

شخصی را ساختم ولی در لیست کارمندان نیست.

نقش «کارمندان» را در فرم شخص اضافه نکرده‌اید.

ماندۀ مرخصی کارمندان به‌روز نمی‌شود.

تعلق ماهانه خودکار نیست؛ هر ماه باید از صفحۀ «موجودی مرخصی» اجرا شود.

آیا اجرای دوبارۀ تعلق ماهانه خطرناک است؟

خیر. خود سامانه تصریح می‌کند اجرای دوباره برای یک دوره مقدار تکراری اضافه نمی‌کند.

شیفت شب درست محاسبه نمی‌شود.

کلید «شیفت شب» را در تعریف شیفت روشن کنید.

در صفحۀ ثبت و ورود خروج چیزی نمی‌بینم.

ابتدا باید یک کارمند انتخاب شود؛ خود صفحه این را در بنر بالای جدول اعلام می‌کند.

اضافه‌کاری ثبت شده ولی در فیش نیامده.

بررسی کنید درخواست تأیید شده باشد؛ ستون «اضافه‌کاری تأییدنشده» در گزارش حضور همین را نشان می‌دهد.

فیش حقوقی باز نمی‌شود.

هم کارمند و هم دوره باید انتخاب شوند.

مالیات در فیش حقوقی محاسبه نشده است.

بررسی کنید در «سیاست‌های قانونی» فرمول مالیاتی تعریف شده باشد؛ بدون آن مالیات حقوق محاسبه نمی‌شود.

دورۀ حقوقی را نمی‌توانم ویرایش کنم.

وضعیتش «قفل‌شده» است.

تفاوت قرارداد و حکم کارگزینی چیست؟

قرارداد سند اصلی رابطۀ استخدامی است؛ حکم سند تغییر شرایط در طول آن رابطه (افزایش حقوق، ارتقاء، انتقال).